LOENG 1 | Infokäitluse eesmärgid

LOENG 1 | Infokäitluse eesmärgid

SISUKORD

→ Infokäitluse eesmärgid  → Infokäitlusprobleemid  → Infoeelis  → Mida on võimalik saavutada?  → Absoluudid ja ideaalkujundid  → Oskused (eesmärk)  → Infokäitlus  → Infokäitluse liigid  → Infokasutuse eesmärgid  → Infokäitlustegevused  → Infokäitlusvaja­dused  → Infokäitlusvajaduste väljaselgitamine  → Infosüsteem – määratlus  → Erinevus töösüsteemist  → Praktikas mõistetakse info­süs­tee­mi all erinevaid asju  → Süsteem ei ole alati nähtav  → Mida mõistame süsteemi olemasolu all?  → Süsteemi kasutajad  → Kas infosüsteem on ainult info­süs­teem?  → Süs­tee­midesse haa­ra­ma­ta infokäitlus  Kokkuvõte  Probleemid/harjutused   Kirjandus

1. Infokäitluse eesmärgid

1. Töö, äri ja tarbimise varustamine infoga.
2. Äri- töö- ja tarbimisprotsesside kiirendamine ja parendamine info ja infotöötluse läbi.
3. Konkurentsieelise loomine uute IT-põhiste äri- ja tööprotsesside abil.
4. Organisatsiooni infovarade efektiivne ärakasutamine.

2. Infokäitlusprobleemid

1. Olukorrad, kus infokäitluse korraldamine või in­fo­va­ja­duse täitmine ei ole tri­viaalne, vaid vajab teatud os­kusi, ressursse ning võib olla isegi info­süs­tee­mi loo­mist.
2. Infokäitluse puudused orga­ni­sat­si­oo­nis.
Info- ja info­käit­luse (tüüp)­prob­leeme võib loetleda hulgaliselt:
Ülevaade —infost ei ole ülevaadet; puudub ülevaade ettevõtte infovaradest; infotöötlusest ja kasutusest ei ole ülevaadet; puudub ülevaade, kuidas info ettevõttes liigub; ei ole selge, kus ja kuidas info tekib; ei ole selge, millist infot ja kui palju kasutatakse.
Olulisus —ei ole selge, kui oluline on üks või teine info.
Infot liiga vähe —pole infot; info on mittetäielik; otsuse tegemiseks vajalik info puudub; otsus tehakse mitte andmetest lähtudes;
Infot liiga palju —liiga palju väheväärtuslikku infot; liiga palju erinevaid infokanaleid; infot ei suudeta läbi töötada; olulist infot ei suudeta eristada
Mittekasutamine —infot kogutakse ja töödeldakse, kuid tegelikult ei kasutata.
Info kvaliteet on madal —vt üksikute kvaliteedi dimensioonide kaupa.
Mitteasjakohane —edastatud info on puutu asjasse; ei oma kasutuse jaoks tähtsust; ei paku huvi; infoga ei ole midagi teha.
Ebaõige info —andmed on vigased.
Ebatäpne info —info ei ole piisavalt täpne.
Mitteajakohane —info on aegunud, uuendamata, mittekehtiv.
Mittetäielik —osa infot on puudu; olemasolev info ei kata kogu ala.
Mittesidusus  (sisemine) —info on fragmentaarne (mitteseostatud); olemasolev info ei ole kokku võetud; infokogumi osad on üksteisega seostamata; loogiliselt kokkukäiv info paikneb osade kaupa, mit­mes erinevas kohas.
Vorming —info vales vormingus; liiga palju erinevaid vorminguid; pole kindlat, kokkulepitud vormingut; vormingut muudetakse kogu aeg.
Kättesaadavus —info ei ole ülesleitav; info ei ole kättesaadav; info ei ole säilitatud; info on kadunud; infole puudub juurepääsuõigus; info vales kanalis.
Liidestavus (väline sidusus) —teisest süsteemist tuleb andmeid käsitsi üle kanda; kaks süsteemi ei suuda omavahel andmeid vahetada; ettevõte ei suuda kohaneda partneri uue infosüs­teemiga.
Turvalisus —infokadu; info lekib; info varastatakse; info konfidentsiaalsus kaob.
Kontrollitavus —infot ei saa kontrollida.
Kasu —infost ei ole kasu; efekt info kasutamisest on väike; Olemasolevat infot ei suudeta ära kasutada; ettevõte ei suuda oma inforessursse tõhusalt ära kasutada; mittekumuleeruvus – info maht kasvab, kasu ei suurene.
Infokäitluse tõhusus —infot ei suudeta läbi töötada; info töötlemine on aeglane; infokäitluse korraldus ei vasta muutunud äri­loo­gikale.
Käideldavus —infosüsteem on rivist väljas, ei ole kasutatav; arhiiv on suletud.
Kooskõlalisus —ei vasta standardile; ei vasta kokkulepetele.
Usaldatavus —info ei ole usaldatav.
Süsteemsus —info töötlemine ei ole korrastatud; dokumentatsiooni hoidmises pole korda
Andmehõive —objektile viitamisel või objektist rääkimisel ei iden­tifitseerita objekti täpselt; tegevusi, sündmusi, tulemusi ei dokumenteerita; töö- või tootmisprotsessi olulisi parameetreid ei registreerita; andmeid ei registreerita.
Dubleerimine ja varundamine —info on dubleeritud (kooskõlalisuse probleem); info ei ole dubleeritud (turvaprobleem); samast infost on mitu ver­si­oo­ni; info koopiad ei ole sünk­roo­nis; varukoopia on liiga vana; versioonid ei ole eristatavad; info versioon ei ole tuvastatav; versioonide ajaline järgnevus ei ole tuvastatav; kasutatakse mitte kõige viimast versiooni.
Tõlgendamine —sama infot mõistetakse erinevalt; info tähendus jääb lõpuni mõistmata; info on vastuoluline; väliselt sama info kannab erinevaid tähendusi (semantiline dissonants); semantiline laialivalguvus või jäikus
Identifitseerimine —info on raskesti liigitatav; olulisel mõistel (nt "klient") ei ole kindlat kok­ku­lepitud sisu; objektil pole kindlat nime ega identifikaatorit; nimest on kasutusel mitu erinevat versiooni; samal objektil on mitu erinevat nime.
Kommunikatsioon —infot ei jagata; info ei liigu organisatsioonis; info filtreerub ja moondub kommunikatsiooni protsessis; vananenud infot ei kõrvaldata käibelt; info tuleb kokku koguda suurest arvust erinevatest sisendkanalist; raskus sissetuleva infovoo esmasel töötlemisel; sama info tuleb edastada suurde arvu erinevasse väljund­kana­litesse.
Innovatsioon ja süsteemiarendus —info- ja IT süsteeme ei arendata; süsteemiarendus kulgeb aeglaselt; süsteemid ei anna oodatud tulemusi; uusi infokanaleid ei uurita ega rakendata; uusi infotehnoloogiaid rakendatakse vähe ja hilinemisega; liiga palju erinevaid süsteeme; süsteemid ei ole integreeritud
Infokäitluse psühholoogia —infot ei hinnata; ebameeldivat in­fo välditakse.

3. Infoeelis

Infoeelis (ingl information advantage) Eelis, mida kahe üks­tei­sega kon­ku­reeriva või võitleva poole ole­mas­olul omab see pool, kellel on roh­kem või kva­li­teet­se­mat in­fot. Uuem militaartermin, mis on ka­su­ta­tav ka laie­malt.
Infoerinevus Erinevus konkureerivate osapoolte käsutuses olevas informatsioonis.
Infoülekaal (ingl information superiority, information dominance) Ühe vaenu­poo­le  taktikaline üle­kaal parema info ning suut­likumate infokäitlussüsteemide läbi. Infoülekaal on ajas piiratud; saavutatakse oma infosüsteemide üleoleku läbi, konkureerivate infosüsteemide toimimise takistamisega.

4. Mida on võimalik saavutada?

Infokorralduse koguefekti (ettevõtte mastaabis) on raske mõõta. Ühe uuringu autorid väidavad, et hästi korraldatud infokäitlusega ettevõtete kasumlikkus oli keskmisest 20—40% kõrgem.
Mida on võimalik infokäitluse optimaalse korraldamisega saavutada?
◦ Andmehõive  Tänapäeva infotehnoloogia võimaldab luua informatsioonilise jälje praktiliselt igasugusest protsessist.
◦ Andmesalvestus  Tekstilise info salvestamise võimalused on praktiliselt piiramatud. Ka graafilise info salvestusvõimalused on laiad.
◦ Andmetele juurdepääs  Võimalik on luua kiire, praktiliselt vahetu juurdepääs praktiliselt kogu infole.
◦ Andmeedastus  Rahuldab enamikke vajadusi.
◦ Automatiseerimine  Paljud inimtöö operatsioonid on võimalik asendada samaväärse või parema masintöötlusega.
Mida infokäitluse korraldus ei saa anda?
◦ Sisuloome  Infotehnoloogiline lahendus iseenesest ei genereeri (sotsiaalse tähendusega) sisu (ingl content).
◦ Täielik infohaldus  Info on olemuslikult uudne ja (täielikult) mitteennustatav; info ei ole täielikult juhitav. Küsimustele „millal otsing lõpetada?”, „millal on infokogum ammendavalt läbi analüüsitud” ei ole üldjuhul ühest vastust. Selle tõttu on ka kõigi infokäitlusprobleemide täielik ja lõplik lahendamine vaevalt mõeldav – ideaalsüsteemi ei ole.
◦ Mitteinformaatiliste probleemide lahendamine  Infotehnoloogiline lahendus võib aidata kaasa, kuid iseenesest ei garanteeri töökorralduslike, äriliste, sotsiaalsete, psühholoogiliste, hariduslike jt probleemide lahenemist.

5. Absoluudid ja ideaalkujundid

Absoluut — mõtteline, ideaalne süsteemi või lahenduse seisund, milles süsteemi mõni kasu­lik omadus on viidud maksimumini (või kahjulik omadus — miinimumini).
KÄEULATUSES INFO  ingl information at your fingertips
­—süsteem, milles kogu vajalik info on ko­he­selt, vahetult kätte­saadav. (Absoluuti viidud omadus: otsi­mis­aeg).
TÄIELIK INFORMATSIOON  ingl complete information
—olukord, kus otsuse tegijal või strateegia ku­jun­da­jal on kasutada kogu asjassepuutuv võimalik in­for­mat­si­oon. (Absoluuti viidud faktor — info kogus).
JÄTKUKOHATA LIIDESTUS  ingl seamless integration
—ideaalselt, märgatavate üleminekuteta lõi­mi­tud (integ­ree­ri­tud, liidestatud) süsteemid. (Absoluutne on üle­minek, liides kahe süsteemi vahel).
INFO KASUTUSKOHAL  ingl information at the point of need
—töötajale vm operatsiooni sooritajale antakse igal hetkel täp­selt seda infot, mida töö nõuab. (Abso­luut: info kogus, otsiaeg).
REAALAJATÖÖTLUS  ingl real-time processing
—infosüsteemi või arvuti reaktsiooniaeg kasutaja või juhitava objekti suhtes on praktiliselt null.
ÜHTSE INFOSÜSTEEMIGA ETTEVÕTE  ingl fully integrated enterprise
—suur ettevõte, milles on suu­de­tud kõik info- ja IT süsteemid üheks terviksüsteemiks liita.
FIRMAT KOOS HOIDEV SIDEAINE  ingl glue that holds the company together
—info on sideaines, mis hoiab organisatsiooni toimimas.
ETTEVÕTTE NÄRVISÜSTEEM  ingl the company's nervous system
—Bill Gates'i samanimelise raamatu aluskujund; IT ja info­süs­tee­mid kui ettevõtte "närvisüsteem".
IGAL AJAL, IGAS KOHAS  anytime, anywhere
—infotehnoloogia abil saavutatud juurdepääs infole ja infosüsteemidele igal ajal, igast kohast. Seotud märksõna on "24-7" (ööpäeva- ja nädalaringselt käideldav süsteem).
INFOÜHISKOND  information society
—intensiivselt infot kasutav ja töötlev ühiskond; vihjega sotsiaalsete, ökoloogiliste, poliitiliste vastuolude lahendatusele infoühiskonnas.
EESTI NOKIA  Estonian Nokia 
—hüpe teadmuspõhisesse majandusse.

6. Oskused (eesmärk)

1.  Oskus märgata ja infokäitlusprobleeme ja mõista nende tähtsust.
2.  Oskus organiseerida teavet ja vahendeid infokäitlusprobleemide lahendamiseks:
– üksikjuhtumid
– süsteemide arendamine.
3.  Konkreetsete infokäitluse ja selle korralduse tehnikate ja tehnoloogiate, sh süsteemiarenduse tehnikate valdamine.

7. Infokäitlus

(information management) Koondmõiste mitme­su­gus­tele info ko­gu­mi­se, hoid­mise, töötle­mi­se, edas­ta­mi­se ja kasu­ta­mi­se tege­vus­tele or­ga­ni­sat­si­oo­nis.
Infokäitlus on termin, mis on olnud teenimatult var­jus; arvan, et paljud ise­gi ei ole kuulnud sellist sõna. See sõna võiks olla vasteks inglise terminile in­for­mat­ion mana­ge­ment. Ma ei poolda "juhtimise" ja "hal­damise" ka­su­ta­mist sellistes kontekstides (in­fo­juhtimine, info­hal­dus). Esiteks, "juhti­mi­ne" ei ole ise tegemine. Osav juht delegeerib, kor­raldab, laseb ära teha. Teiseks, ka "hal­du­sel" on probleem – see ei ole piisavalt täpne. "Hal­dus" paljudes si­tu­at­si­oo­ni­des, sh ka info­süs­teemide kavandamisel on ohtlikult eba­täp­se si­su­ga termin. Näide info­süs­tee­mi läh­te­üles­andest: "Mooduli 'Isik' üles­an­deks on isikute haldamine". Mida see tähendab? Kas C(reate), R(ead), W(rite), D(elete) operatsioone või kee­ru­ka­mat töötlust?
"Infokäitluse" eelis "IT" ees on selles, et ta on laiem mõiste. IT ka­su­ta­mi­ne on igati OK, kuid peame ar­ves­tama, et mitte kogu info käsitlus ja ka­su­ta­mi­ne organisatsioonis ei toimu IT läbi.

Joonis 1

8. Infokäitluse liigid

Harilikult loetakse info­süs­tee­miks info­käit­lust, mis toi­mub info­teh­no­loo­gia süs­teem­se kasu­ta­mi­se­ga. Li­saks nii mää­rat­le­tud info­süs­tee­mile toimub or­ga­ni­sat­sioonis ka IT mit­te­süs­teem­ne kasu­tamine. Näi­­­teks ar­vu­ti­te ka­su­ta­mi­ne teks­ti­tööt­luseks, mil­­le jaoks ei ole välja töö­ta­tud eral­di korda ega süs­teemi—ini­me­sed on varustatud töö­va­hen­di­te­ga, võib-ol­la on läbi­nud koo­li­tu­se ning kasutavad tehno­loo­giat oma ära­näge­mi­sel, vas­ta­valt vaja­du­sele. IT mitte­süs­teem­ne kasutus võib olla valdav, või ise­gi ab­so­luut­ne (kui or­ga­ni­sat­si­oo­nis in­fo­süs­tee­mi ei ole).
In­fo­käit­lust saab or­ga­ni­see­ri­da ka va­hen­di­te­ga, mis ei kuu­lu ta­va­kä­si­tu­ses info­teh­no­loo­gia hul­ka. Näi­teks võib toot­mis­prot­ses­si plaa­ni­mi­se rea­li­see­ri­da sei­na­tahvli, spetsi­aal­se­te markerite ja tä­his­tuste süs­teemi abil; võib töö­tada välja paberit, mitte ar­vu­teid ka­su­tava, kül­lalt kee­ruka plaa­ni­mis­süs­teemi. Sel­liseid info­tehno­loo­gi­aid vä­he või üld­se mitte ka­su­ta­vaid süs­tee­me võib ka nime­ta­da in­fo­süs­tee­mi­deks, kuid sel juhul lai­en­dame me info­süs­tee­mi mõis­tet.
Lõ­puks jääb info­käitlus, mis toi­mub or­ga­ni­sat­si­oo­nis mit­te­süs­teem­selt ja ar­vu­teid mit­te ka­su­ta­des. Info­süs­tee­mi­ga haa­ra­mata in­fo­käit­lu­se mär­kami­ne on tähtis, sest or­ga­ni­sat­si­oo­ni kui ter­viku efek­tiiv­sus sõl­tub kõi­gi info­käit­lus­vor­mi­de efek­tiiv­su­sest. Süs­teemi haa­ra­ma­ta in­fo­tööt­lusest ülevaate omamine on tähtis ka selle poolest, et see moo­dustab ala, ku­hu info­süs­teem võib areneda ja laie­ne­da.

9. Infokasutuse eesmärgid

Mida tegelikult tahetakse öelda? Selline küsimus on vajalik, sest tekst ja tähendus ei ole jäigalt seotud, kuigi seda infosüsteemides püütakse saavutada. Küsimus viib para­tamatult küsimuseni: mida infoga tahetakse saavutada? Infokäitluse pragmaatiline aspekt (vastandina info süntaksile ja semantikale) on oluline. Vaadates otsesest infotöötlusoperatsioonist sammu kaugemale, leiame, et info töötluse või kasutuse eesmärgid võivad olla mitmesugused:
- otsuse tegemiseks
- protsessi juhtimiseks
- edastuseks
- müügiks
- uue protsessi loomiseks
- uue toote või teenuse loomiseks
- mõjutamiseks
- millegi ärahoidmiseks
- plaanimiseks
- kontrollimiseks
- informeerimiseks
- teadmatuse vähendamiseks
- määramatuse vähendamiseks
- valikuvõimaluste laiendamiseks
- võimaluste avardamiseks
- teadmise suurendamiseks
- õppimiseks
- tulemuslikumaks tegutsemiseks
- äri arendamiseks.

10. Infokäitlustegevused

Kõige lihtsamad infokäitlustegevuste klassifikatsioonid tulenevad arvutimälu tehnoloogiatest. Mälu­teh­no­loogia üheks tähtsamaks omaduseks on toetatavate andmeoperatsioonide ulatus (read-only, read-write ja nende variatsioonid). Mitmetest infoanalüüsi ja süsteemiarenduse mee­todites kasutatakse nn CRUD liigitust:
- Info loomine (Create)
- Info kasutamine (Read)
- Uuendamine (Update)
- Kustutamine (Delete).
Liigitust võib laiendada, lisades infoedastusoperatsiooni jne. Sisulise, inimese poolt teostatava infotöötluse ja –kasutuse huvipakkuvaid liike on kahtlemata rohkem. Andmekogude seadus (kehtis kuni 2008. a, asendati avaliku teabe seadusega) eristas 13 andmetega tehtavat toimingut: kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine, päringute teostamine, väljavõtete tegemine, kasutamine, üleandmine, ühendamine, juurdepääsu sulgemine, kustutamine, hävitamine. Isikuandmete kaitse seadus määratleb isikuandmete töötlemise kui iga isikuandmetega tehtav toimingu, "sealhulgas isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine isikuandmetele, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, isikuandmete kasutamine, edastamine, ristkasutamine, ühendamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine, või mitu eelnimetatud toimingut, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest". Standardset infokäitlustegevuste liigitust välja kujunenud ei ole. Infokäitluse tegevuste (andmetega sooritatavate töötlusoperatsioonide e andmeoperatsioonide) väljaselgitamine ja liigitamine on oluline nii infosüsteemide plaanimisel aga ka infokäitluse parendamisel ilma süsteemiehitamiseta. IT toetust saab ju pakkuda ainult infokasutusele, mida on süsteemi tegemisel suudetud ette näha.
Infokäitlustegevusteks tuleb lugeda ka kognitiivselt keerukad, mõtlemisega seotud tegevused, nt mitmesugused info hindamise, analüüsi ja sünteesi (kompositsiooni) tegevused.

11. Infokäitlusvaja­dused

Joonis 2
(information manage­ment needs) Infokäitluse süs­teem­ne korraldamine eel­dab info­käit­luse teatud re­gu­laarsust organisatsioonis. IT lahendust, kasvõi näi­teks mak­rot teeme tavaliselt ikka siis, kui on või­ma­lus seda rohkem kui üks kord kasutada. Sageli kor­duv, töö­ma­hu­kas kuid suhteliselt lihtsa sise­loo­gi­ka­ga infotöötlus on enesestmõistetavalt süs­­tee­mi­aren­duse esi­me­seks ob­jek­tiks. Automatiseerida või süs­tee­­miga toe­ta­da tuleb ka eba­regulaarset, kuid krii­ti­list, suurte või­malike kah­ju­dega seotud infokäitlust (näi­teks tur­va- ja häda­olu­kor­rasüsteemid, mis nor­maal­olekus on jõu­de). Pea­ae­gu igas or­ga­ni­satsioonis tekib ka ette­nä­ge­matuid in­fo­käitlusvajadusi; nende jaoks tu­leb or­ga­ni­seerida unikaalne käitlus või täi­en­da­da ole­mas­ole­vaid in­fo­süs­tee­me.

12. Infokäitlusvajaduste väljaselgitamine

Paljud, kui mitte enamus infokäitlusvajadusi on lei­tavad info kvaliteedi puu­du­jääkide analüüsi kaudu. Tei­ne, info kvaliteediprobleemidega tihedalt seo­tud allikas on infokäitlusprobleemid.

13. Infosüsteem – määratlus

(information system)
1. Süsteemne teh­no­loo­gi­li­ne lahendus organi­sat­si­ooni info­käit­lus­prob­lee­mi­le (või prob­lee­mi­de­le).
2. (Steven Alter'i määratlus) Infosüsteem on süsteem, mil­les ini­me­sed (osa­le­jad) ja/või ar­vu­tid soori­ta­vad mit­me­suguseid info­töötlus­prot­sesse, ka­su­tades in­fot, teh­no­loogiaid ja teisi res­surs­se, et val­mis­tada in­fol põhi­ne­vaid tooteid või osutada in­fol põhi­nevaid tee­nu­seid sises­tele või välis­tele klien­ti­dele.

 Joonis 3

14. Erinevus töösüsteemist

Infosüsteeme teistest töö­süs­tee­mi­dest eristav tun­nus on: 1) info­süs­tee­mi­des too­detud too­detes ja tee­nus­tes on info domi­neeriv; 2) prot­ses­sid te­ge­levad põ­hi­li­selt in­fo tööt­lemisega. Lisaks info tööt­le­mi­sele või­vad info­süs­teemis osa­lejad teha ka tei­si tege­vu­si (ka­su­tades IT-d või ilma): su­hel­da, mõtelda, te­ha otsu­seid, füü­si­li­si te­ge­vusi jms. Info­tööt­lus­prot­ses­sid või­vad toi­mu­da IT abil, käsitsi või täie­li­kult IT poolt teosta­tuna.

15. Praktikas mõistetakse info­süs­tee­mi all erinevaid asju

Uurijal tuleb täpsustada, mida or­ga­ni­satsioonis info­süs­teemi all sil­mas peetakse. Esi­me­ne tä­he­le­panek, mida infosüsteeme vaatlema asu­des ko­he tee­me, on info­süs­tee­mi mõiste suh­te­line eba­mää­ra­sus. Ühest kül­jest on hea, kui mõis­te on paind­lik, suu­dab haarata erinevaid as­ju ning ko­han­dada end just sel­li­seks, nagu konkreetne olu­kord nõuab. Võib-olla vajabki keel toi­mimiseks mõisteid, mis ei ole kindlalt paigas. Kuid kas info­süs­teem peab olema sel­li­ne mõis­te? Praktikas näeme kõige eri­ne­va­maid ka­su­tus­viise. Info­süs­teemile on or­ga­ni­sat­si­ooni eel­ar­ves võib-­ol­la eral­datud kin­del eel­ar­ve­rida. Mida see si­saldab? Ku­lu­tused riist­va­ra os­tuks; ku­lu­tused tark­vara väljatöötamiseks; pro­jek­ti juh­ti­mise üld­ku­lu. Fi­nant­siliselt võib in­fo­süsteem olla suhte­li­selt selge objekt—me oskame kok­ku arvu­tada, kui palju süsteemi tege­mi­ne maksma läks (kuigi mak­su­mus­se ei ar­ves­tata pal­jude töö­tajate kulutatud aega jt ku­lu­sid). Kuid kas omame sisulist et­te­kuju­tust, mis on info­süs­teem?
MÕTTEEKSPERIMENT. Neli vaatlejat otsus­ta­vad väl­ja sel­gi­ta­da, milli­seid in­fo­süsteeme üks firma ka­su­tab.
ESIMENE uurija läheb firmasse ning küsib esi­me­selt ette­juh­tu­valt tööta­jalt: 1. Kas teie ettevõttes on in­fo­süsteeme? 2. Mitu infosüsteemi teil on? 3. Ni­me­ta­ge palun need info­süsteemid?
TEINE uurija läheb läheb samasse et­te­võttesse ning küsib mõ­ne teise töö­ta­ja käest samad küsi­mu­sed.
KOLMAS uurija läheb firmasse, vaat­leb toimuvat ning ei küsi midagi.
NELJAS uurija siseneb interneti kaudu firma ar­vu­tivõrku ning uurib mit­me­su­guseid dokumente ja and­mebaase, püü­des kindlaks teha info­süs­teemi(de) olemasolu.
Kas uurijad saavad kooskõlalised tule­mu­sed?

16. Süsteem ei ole alati nähtav

Heaks ana­loo­giks, või õi­gemini—tei­seks sa­ma­de probleemidega süs­teemide klassiks on kva­li­tee­di­süs­tee­mid. Pal­jud ettevõtted teevad kvaliteedi­süs­tee­me. Probleemiks on see, et süs­teem (an­tud juhul—kvaliteedi­süsteem) ei ole otseselt näh­tav. Kva­liteedi­süs­teemi au­dii­to­rid võivad küll firmat ins­pek­tee­ri­da, tut­vu­da kva­liteedi­doku­men­tat­siooniga, ves­tel­da töö­ta­ja­te­ga, teha vaatlusi, uu­ri­da "do­ku­men­taalseid tõen­deid"—ning jõu­da sei­su­ko­hale, et tõesti—sel­lel firmal on nõue­te­ko­ha­ne (või mit­te­kohane) kvaliteedi­süs­teem. Kuid kva­li­tee­di­au­diitorid omavad vastavat ette­valmistust—nad tun­ne­vad raamistikku, kvali­tee­di­juhti­mise mõistete süs­tee­mi, mis aitab (teeb võimalikuks?) neil süsteemi nägemise. Ette­val­mis­tu­sega küla­li­ne aga—kas ta suu­dab näha ja mõis­ta ettevõtte ühte spet­sia­li­see­ri­tud süs­teemidest? Siit jõuame ka kü­si­museni: Milline ettevalmistus, mil­li­sed eel­ne­vad tead­mised pea­vad olema, et näha ja mõista info­süs­tee­mi?

17. Mida mõistame süsteemi olemasolu all?

Mida tä­hendab, kui keegi väi­dab, et orga­ni­sat­si­oonis on in­fo­süsteem? Süsteemi mai­ni­mi­ne eel­ar­ves või do­ku­men­tides ei tähenda veel süsteemi te­ge­li­kus kasu­tu­ses. Info­süs­teemi ole­masolu kü­si­mus ei ole see­tõt­tu mitte lihtne binaarselt vastatav küsi­mus, vaid ter­ve küsi­mus­te komp­leks. Kõige­pealt, in­fo­süsteem võib ek­sis­tee­ri­da no­mi­naalselt. Sel­line süsteem võib küll ühel või tei­sel põh­ju­sel olla (veel) "nime­kirjas", kuid süs­tee­mi ka­su­ta­mi­sest on loo­bu­tud (või pole ku­nagi ka­su­ta­tud­ki). Ole­mas­oleva süs­tee­mi mitte­kasu­ta­mi­seks võib olla mit­meid põh­jusi: süs­tee­mi eba­õn­nes­tu­mi­ne, ma­ha­jäämus, ka­su­tus­vajaduste muu­tu­mi­ne, aga ka kasuta­jate aktiiv­ne või passiivne vas­tuseis ka­su­ta­misele. Teisest küljest, esi­neb ka süs­tee­me, mida ka­su­ta­takse kit­sas ka­su­ta­ja­te rin­gis; teistel on süsteemi ole­mas­olu ju­ba mee­lest läinud. Küllalt tihti võime leida mit­te­vasta­vuse in­fo­süsteemide te­ge­li­ku ka­su­tuse ning or­ga­ni­sat­si­oonis kasutuse koh­ta tek­ki­nud pil­di va­hel.

18. Süsteemi kasutajad

Infosüsteeme tehakse Eestis ikka rohkem ja rohkem. Kas kõigile nei­le jät­kub kasutajaid? Enam ei piisa ainult õppematerjali üles­pa­ne­kust, et tuleb õppijaid. Kuidas saab üks info­süs­teem edukalt kon­ku­reerida tei­se­ga? Mida tähendab konkurents kasu­ta­ja­te pä­rast see infosüsteemide te­gi­ja­tele?
Millist kasutajate arvu lugeda suureks? Vrdl ko­da­ni­ku­algatuse süs­tee­mi TOM hin­da­mise juhtumiga: kas kümme seaduse muu­da­tu­se­ni viinud ettepanekut on vähe või palju?
Olu­korras, kus organisatsioon hakkab "kül­las­tub" in­fo­süs­tee­mi­dest, tõu­se­vad kasu­ta­ja­te vas­tu­sei­su prob­leemid esile.

19. Kas infosüsteem on ainult info­süs­teem?

Võib mär­ga­ta kaht vas­tu­pidise suunaga ten­dent­si: in­fo­süs­tee­mid ühest küljest eris­tuvad teis­test süs­teemidest (tar­bi­mis-, töö-, suht­lus-, sot­si­aal­sed jms süs­teemidest); sa­mal ajal võib täheldada ka pal­jude in­fo­süstee­mide kok­ku­kasvamist teist lii­ki süs­teemidega—näiteks mit­me­sugused e-ettevõtted, kus info­süs­teem ja "äri­süs­teem" on prak­ti­li­selt eris­ta­ma­tud.

20. Süs­tee­midesse haa­ra­ma­ta infokäitlus

Ka infosüsteemidesse otseselt mittekuuluv või nen­dest väljapoole jääv in­fo­käit­lus vajab teatud or­ga­ni­sat­siooni. Märgime siin ainult mõnda küsi­must, mis selles vaates huvi pakuvad:
° Kui­das kor­ral­dada infosüsteemist väljapoole jää­vat info­käit­lust? Kes se­da peaks korraldama?
° Mil­line osa ette­võtte in­fo­käit­lu­sest oleks ots­tar­be­kas viia info­süs­teemi? Mil­li­ne osa peaks jääma va­baks, süs­tee­mi­vä­li­seks? Kas infokäitluse kui terviku areng on tasakaalus?

Kokkuvõte

◦ Infokäitluse eesmärkideks on tööprotsesside varustamine infoga, lõppkokkuvõttes konkurentsieelise loomine (infoeelise läbi), infovarade parem ärakasutamine.
◦ Infokäitlust mõistame organisatsioonilises kontekstis.
◦ Infokäitlus ja infosüsteemid on pidevas arengus—nõuavad järjepidevat ja süstemaatilist arendus- ja korrashoiutööd.
◦ Infokäitlust ettevõtte võib jagada laias laastus kaheks: süsteemne (infosüsteemides toimuv) ja nn. mittesüsteemne.
◦ Mõistet “infosüsteem” kasutatakse mitmes tähenduses, sageli tuleb süsteemi piire ja olemust täpsustada.
◦ Infokäitluse süsteemne korraldamine on vajalik ja aktuaalne—nõuab spetsiaalseid teadmisi-- praktiliselt kõigil aladel (ka nt militaaralal, kunstis jm.) Praktiliselt igal ala on töö- ja äriprotsesse vaja infotöötluse seisukohalt korrastada ja toetada.
◦ Tänapäeva IT abil on võimalik saavutada üpris palju; paljud infooperatsioonid on võimalik täielikult automatiseerida, otsinguajad on võimalik viia nulli jne.
◦ Käesoleva kursuse eemärk on anda mõistete süsteem ja baasoskused (tehnikad, meetodid) infokäitluse seisundi väljaselgitamiseks ja parendamiseks organisatsioonis.

Aruteluks

1. Infokäitlusprobleemide loetelu täiendamine
2. Loetelu struktuuri parendamine

Kirjandus

Alberts, D. (2001) Key Concepts for Information Super­iority. RTO IST Symposium on “Information Management Challenges in Achieving Coalition Inter­operability”, Quebec, Canada, 28-30 May 2001.
Alberts, D., Hayes, R. Power to the Edge. Com­mand and Control in the Information Age. www.dodccrp.org.
Two Views of In­for­mat­ion Superiority and Synchronized Operations. ISWG Update. Feb 14, 2001.
Link, D. (1995) Information Dominance.
Alter, S. (1999) A General, Yet Useful Theory of Information Systems. Communi­cat­ions of the Association for Information Systems, 1, 3. www.stevenalter.com.
Miller, H. (1996) The Multiple Dimensions of Information Quality. Information Systems Management, 79-82. – Klassikaline, hästi loetav artikkel info kvaliteedist.
Strong, D., a.o. (1997) Data Quality in Context. Comm. ACM. May, 103-110. – Põhjalik käsitlus info kvaliteedist.
Wand, Y., Wang, R. (1996) Anchoring Data Quality Dimensions in Ontological Foundations. Communications of ACM, 11, 86-95. – Info kvaliteet; Wang on ala üks juhtivamaid uurijaid.
Luts, M. (2004) Infokvaliteet ja selle juhtimine organisatsioonis. Mag.töö. TPedÜ. – Info kvaliteet; töö on kättesaadav TLÜ veebis.