PRAKTIKUM 2 Infovajaduste väljaselgitamine

PRAKTIKUM 2  Infovajaduste väljaselgitamine

Ülesande 1 (Info kvaliteet) läbivaatus

Ülesanne 2 Infovajaduste väljaselgitamine
Süsteemi analüüsi kolm dimensiooni

Kolm dimensiooni, milles süsteemi ettevalmistamisel ja analüüsil töötatakse: 1) andmed (info, data); 2) tegevused (protsessid, funktsioonid, functions); 3) inimesed (organisatsioon, organization).

INFOVAJADUSED

Peamine analüütiline küsimus: Kes mille tegemisel millist infot kasutab? (Organisatsioon + Protsess + Info)

Infovajadused ei ole harilikult otseselt selged vaid vajavad väljaselgitamist. Süsteemi tegija ei saa seisukohta võtta süsteemi tulevaste kasutajate eest. Üks esimesi samme süsteemi tegemisel.

Peamised meetodid infovajaduste uurimisel: 1) küsitlus; 2) vaatlus; 3) dokumentatsiooni jm. kasutatavate andmekogumite kaardistamine.

Infovajaduste uuring toob reeglina välja palju soove ja vajadusi. Kõiki neid ei jõuta realiseerida. Prioritiseerimise protsess. Arendustööde plaanimise vajadus.

Mis on infovajadus?

Infovajadus (information needs) – info, mida keegi mingil ees­mär­gil vajab. Infovajadusel on kolm külge: no­men­kla­tuur—millist infot vajatakse; maht, kvan­ti­teet—kui pal­ju infot vajatakse (kui on tegemist ühe­tüübilise in­fo­ga); kvaliteet—mil­lise kva­li­tee­di­ta­se­mega infot va­ja­takse (vt Info kvali­teet). Or­ga­ni­sat­si­oo­ni­li­ses lõi­kes eristame:

° Isiku infovajadused Info, mida töö­ta­ja vajab tal­le antud töö­üles­an­ne­te täit­miseks.

° Otsusega seotud infovajadused In­fo, mis on va­ja­lik otsuse tege­mi­seks.

° Ülesandega seotud info­vaja­du­sed In­fo, mis on nõu­tav ülesande täit­mi­seks või ope­rat­si­oo­ni soo­ri­ta­miseks.

° Protsessi infovajadused Info, mis on vajalik prot­sessi toi­mi­mi­seks, teos­tamiseks või juh­ti­mi­seks.

Infovajadus on kahtlemata väga produktiivne mõis­te, mida info­süs­tee­mi­de tegemisel kindlasti tu­leb ka­sutada (võib-olla terminit ennast mitte ka­su­ta­des). Märgiksin siin küll kohe, et vajadustest lähtuv analüüs ei ole ainus võimalik. Vastassuunaline mee­tod on lähtuda organisatsiooni valduses ole­va­test in­foressurssidest ning mõelda, kuidas neid (se­da infot) paremini töö­le panna. Vähemalt teo­ree­ti­li­selt on võimalik, et andmeid otsustatakse säi­litada "tu­le­vi­ku peale mõeldes", ilma konkreetset info­va­ja­dust lä­hi­tu­le­vi­kus omamata (nt arhiivid).

Infovajadused ja tööprotsessid

In­fo­va­ja­dused on väga tihe­dalt seo­tud selle töö­prot­ses­si­ga, mida ini­me­ne teeb. Ei saa lihtsalt üles lu­geda töö­ta­ja info­vaja­dusi, mõist­ma­ta ümb­rit­se­vat tööprotsessi. Mitte alati aga ei ole info­süs­teemiga toe­tatavate töö- ja äri­prot­ses­si­de ole­mus selge. Lihtsalt küsida, kes millist infot va­jab ja selle järgi ehitada üles süsteem on pri­mi­tiiv­ne lä­he­nemine.

Infovajadused ja sotsiaalne struk­tuu­r

In­fo­vajadused on vä­ga tihe­dalt seotud ka sot­si­aal­se ümb­rusega, kel­lega ini­mene suht­leb. Ei saa lihtsalt üles lu­ge­da töö­ta­ja in­fo­vaja­du­si, mõist­ma­ta töötaja sotsi­aal­set suht­lus­kesk­kon­da. Sotsiaalsed ja teh­no­loo­gi­li­sed struk­tuu­rid on info­süs­tee­mi­des üks­teisega lä­bi põi­mu­nud. Sa­ma teh­no­loo­gia, sama ees­mär­gi­ga süs­tee­mid—või­vad eri­ne­va­tes or­ga­ni­sat­si­oo­nides anda täi­es­ti eri­ne­vaid tu­le­mu­si. Sama ar­vu­ti­tüüp, sa­ma tark­va­ra—kuid kaks ka­su­tajat või­vad kasutada üp­ris eri­ne­valt. Cockburn (1997) kir­jel­dab uuringust vähi­hai­ge­te infovajaduste kohta, mil­lest selgus, et inimesel ei ole päris ükskõik kas diagnoosi teatab talle arst, õde või pe­re­arst (või infosüsteem): “The majority of people (60%) .. want­ed the infor­mat­ion to be given by their hos­pit­al doc­tor, rather than by a nurse (2%) or by their general practitioner (24%).” Üks teine, Ing­lis­maal tehtud uurimus näitas, et patsient keskmiselt oli suuteline pärast arsti külas­ta­mist (visiit kestis kesk­miselt 8 minuti) meenutada ainult veidi vähem kui 50% arsti poolt suuliselt edastatud infost--ilm­selt on vajadus infotehnoloogilise lahenduse järele

Maksimaalne info pole lahendus

"Täieliku" info pak­ku­mine ini­me­se in­fo­va­ja­duste lahenduseks on har­va la­hen­duseks, sest ini­me­se info­töötlusvõime on piiratud. Infovajaduseks tuleb lugeda ka vajadus väl­tida või vabaneda väheväärtuslikust infost. In­fo­va­jadus võib seisneda va­ja­duses su­hel­da tea­tud ini­mes­tega ning selgitada välja, mida need ini­me­sed tea­vad. Seda võib nimetada dünaamiliselt ava­ne­vaks info­vaja­du­seks.

Infovajaduste väljaselgitamine

Protsess Infovajaduste väljaselgitamise protsess koosneb ka­hest peamisest osast: 1) and­mete kogu­mi­ne info­va­ja­dus­te koh­ta; 2) kogutud andmete kor­ras­ta­mi­ne ja struk­tu­ree­ri­mi­ne, ettevalmistusena süs­tee­mi­aren­du­se eda­sis­te etap­pi­de jaoks.

Infovajaduste analüüs lähtub harilikult info ka­su­ta­jast (ametikoha tüü­bist). Välja ei selgitata mitte konk­reet­se indiviidi infovajadusi, vaid ameti­koh­ta­de ka­te­goo­riate kaupa. Inimesest lähtuvat ana­lüü­si on kasulik täi­en­dada teis­tes lõigetes lii­ku­vate ana­lüü­side­ga—uurida tööprotsesside infovajadusi või alus­tada andmetest ning uurida, kes andmeid vajavad.

Meetodid

Infovajadused ei ole alati ilmsed. Töö­prot­sessi vaatlus ja töö­ta­ja kü­sitlemine annavad kii­res­ti väl­ja ainult osa infovajadustest. In­fo­va­ja­dus­te väl­ja­sel­gitamise meetodeid ja võtteid:

° Spetsifitseerimine infokasutajate endi poolt (self-reporting), tule­mu­seks on loetelu, mis sisaldab nii kasutajale kättesaadavat kui ka soovitavat in­fot.

° Dokumentide ringluse analüüs.

° Tööprotsesside analüüs.

° Tüüpkasutajate kujude (profiilide) loomine; in­fo­va­ja­dused leitakse ana­lüüsides stsenaariume, mida tüüpkasutaja võiks täita.

° Kasutajate küsitlemine. Küsitluste tavalised osad on: 1) konkreetsed va­ja­du­sed ja soovid info jä­re­le; 2) tavalised ja eelistatud info hankimise mee­to­did; 3) takistused info hankimisel; 4) seniste infoteenuste tugevad ja nõrgad küljed.

° Infovajadused tuletatakse tegeliku süs­tee­mi­ka­su­tuse logidest.

Rühmitamine

Infovajaduste kogumine võib tule­mu­seks anda suurel arvul mitmeliigilisi info­va­ja­dusi. Saa­dud andmekogumi kasu­ta­mis­kõlb­li­kuks te­ge­mi­seks tu­leb kogutud infot rühmitada. Näiteks vee­bi­süs­teemide kon­teks­tis võib eris­tada järgmisi info­va­ja­dus­te tüüpe: 1) konk­reet­se asja otsing (known-item search); 2) ülevaate saamine (ex­plo­ra­to­ry ori­en­ta­t­ion); 3) väl­ja­valik (selective research); 4) kõi­ke­hõlmav otsing (comprehensive re­search).

Kui täpselt on infovajadused määratavad?

In­fo­va­ja­dus­te väljaselgitamine on näi­li­selt lihtne, kuid prak­ti­kas sageli keerukas, sest: 1) sa­ma in­for­mat­si­oo­ni näe­vad ja väär­tus­ta­vad eri­ne­vad ini­mesed eri­ne­valt; 2) sama in­for­mat­si­oo­ni ka­su­ta­tak­se eri­ne­va­tel vii­si­del; 3) info liikumisvood on kee­ru­kad; 4) eri­ne­vaid in­fo­ka­na­leid võib ol­la pal­ju; 5) indi­vi­duaal­sed ee­lis­tu­sed ja käi­tu­mi­se oma­pära; 5) küsitletu võib ühel või teisel põh­ju­sel varjata oma te­ge­lik­ku in­fo­va­ja­dust; teisest kül­jest, küsitletu võib esi­tada pseu­do­va­ja­duse. Väi­dak­sin seda, et kõiki info­va­ja­du­si ei saa in­fosüsteemi ehitamise sei­su­ko­halt va­jaliku täp­su­sega ette spetsifitseerida.

Kriitilised edu tegurid (critical success factors)

James Rockart'i (1979) poolt loo­dud meetod tipp­ju­hi infovajaduste väl­ja­sel­gi­ta­mi­seks. Rockart kritiseerib levinud eksi­ar­va­musi juhi in­fo­va­ja­duste kohta: 1) tippjuhile infosüsteemis spet­si­aal­selt mi­dagi ei tehta, auto­matiseeritakse töö­kor­ral­dust, infor­mat­si­oo­ni­lised pro­duktid (pea­mi­selt aru­anded) saadetakse ka juhile, kes peaks ise en­da­le vajaliku info väl­ja sõeluma. Filosoofia, et ju­hil peab olema ka­su­ta­da põhimõtteliselt ko­gu in­for­mat­sioon. 2) Eelmisele radikaalselt vas­tu­pi­di­ne sei­su­koht. Ju­hi töö olevat väga muutlik, selle tõttu ei saa­gi pü­si­vat in­fo­süsteemi luua. Pa­rim lahendus ju­hi infovajaduste ra­hul­da­mi­seks on ot­se­ne suhtlus usal­dusväärsete alljuhtidega.

Seejärel esitab Rockart oma meetodi, mille aluseks on seisukoht, et orga­ni­sat­siooni (ning üht­la­si ka juhi) edukus sõltub väikesest arvust (tüü­pi­li­selt 4-10) krii­ti­lisest edutegurist, mis on igal or­ga­ni­sat­si­oo­nil in­di­vi­du­aal­sed. Nende edutegurite väl­ja­sel­gi­ta­mi­ne on lähtepunktiks nii info­va­ja­duste spet­si­fit­see­ri­mi­se­le ja juhti toetavate infosüsteemide ehi­ta­mi­sele kui ka organisatsiooni tööprotsesside voo­lujoonestamisele ja pa­ren­da­mi­se­le. Seonduvaks juh­ti­mis­kont­sept­si­oo­niks on tule­mus­juh­ti­mi­ne(Man­ag­e­ment by Ob­ject­ives).

Kirjandus

Cockburn J. (1997) Information needs of cancer patients. http://www.nbcc.org.au/.
Rockart, J.F. (1979). Chief exec­utives define their own data needs. Har­vard Business Review, 57, 2, 238-241
Rosenfeld, Louis (2002) Information Needs Analysis. http://www.louisrosenfeld.com/.