LOENG 3 | Protsessid ja nende uurimine

LOENG 3 | Protsessid ja nende uurimine

Eesmärk

• Infovajadused tekivad reeglina seoses inimese või inimeste grupi tegevusega
  
• Kaks peamist analüütilist dimensiooni ehk vaadet infotöötlusele: 1) andmed (info); 2) tegevused (funktsioonid, protsessid).
  
• Äriprotsessi mõiste. Tööprotsess. Tarbimisprotsess. Tegevus, operatsioon. Äri- ja tööprotsesside analüüsimise, kirjeldamise, disainimise, parendamise tähtsus.
  
• Protsesside kirjeldamise, spetsifitseerimise vahendid – protsesside modelleerimise tähistussüsteemid (notatsioonid, modelleerimiskeeled).
  
• Näiteid protsesside kirjeldamise keeltest: Soome riiklik standard, IDEF0, BPMN (Business Process Modeling Notation).
  
• IDEF0 meetodis kasutusel olevad tähistused.
  

Sisukord

Tööprotsess - Kirjelduskeeled - Protsessi informatiseerimine - Täieliku info printsiip - Info tekke- ja kasutuskohad on ajas ja sageli ka ruumis eraldi­seis­vad - Informatiseerimisega protsess muutub - Protsesside modelleerimine IDEF0 meetodi abil - Kirjandus

1. Tööprotsess

Töösüsteemis toimuvate tegevuste terviklik struk­tuur. Töö­prot­sessi all ei tu­le mõis­ta mitte ainult ide­aal­prot­sessi (kavandatud töö­prot­ses­si) vaid ka kõiki te­ge­likult töö­prot­sessis toi­mu­vaid tege­vu­si. Tege­vus­teks või­vad olla füüsilised ope­ratsioonid, aga sa­mu­ti suht­le­mi­ne, info tööt­le­mi­ne, otsuste tege­mi­ne, mõt­lemine. Töö­prot­ses­sid võivad olla vähem või rohkem struk­tu­ree­ritud ja määratletud. Mõned näited:

Saksamaa XML varamu protsess

XML varamu kavandatud protsess RIHAs

ISKE Light protsess

Mudeli-põhine menetlus RIHAs (kavand)

Teabenõude esitamine ja täitmine

Infosüsteemide "harmoniseerimine"

2. Kirjelduskeeled

Kuidas in­fo­süs­teemi kir­jel­da­da? See on raske küsi­mus. Mõist­lik tundub ole­vat va­het te­ha teh­ni­li­se ja mit­te­teh­nilise kirjelduse vahel. Tehniline kir­jel­dus ka­su­tab reeglina kind­lat, suurema või väiksema for­ma­li­see­ri­tus­ast­me­ga kir­jel­dus­keelt (keel on ette "pro­jek­tee­ri­tud" teatud ob­jek­ti­de klas­si kir­jel­da­mi­seks). Mit­te­teh­niline kir­jel­dus on kirjel­dus­kee­le va­li­kul vaba. (Va­ba mit­te selle tõttu, et mõnda teh­ni­list keelt ei tun­ta, vaid põhimõtte pä­rast). Sa­ge­li ka­su­ta­tak­se loo­mulikku keelt, eriti me­ta­foo­re. Süs­tee­mile on ta­valiselt vaja luua nii teh­ni­li­ne kui ka mit­te­teh­ni­line kirjel­dus. Äri­süs­tee­mi­de op­ti­maalse kir­jel­dus- ja mo­del­lee­ri­mis­kee­le küsi­mus on lah­ti­ne. Ak­tiiv­selt on püü­tud ko­han­da­da UML keelt, kuid vas­tuoluliste tu­le­mus­tega. Paradoks—kas keerukas keeles kirja pan­dud "lihtne" kirjeldus on ikka lihtne? Gray (2004) kirjeldab äri­stra­teegia kon­sul­tat­si­oo­ni­firmas (Boston Con­sulting Group) välja töötatud huvi­ta­vat intra­neti in­fo­süsteemi—Meta­foo­ri­de Ga­le­riid, mis pakub kon­sul­tandi mõt­te­te­ge­vuse er­gu­ta­mi­seks suu­re vali­ku vi­su­aal­set ja tekstilist infot kõi­ge eri­ne­va­ma­telt aladelt—infot, mis võiks tee­ni­da me­ta­foorina äristrateegia kont­sep­tua­li­see­ri­mi­sel.

3. Protsessi informatiseerimine

Protsessi infor­ma­ti­see­rimise all mõistame infotöötluse, infoloome ja –ka­­su­tu­se selgemat väljaeristamist prot­ses­sis, töötluse ja infohulga lisamist (prot­sess hakkab tavaliselt teki­tama ja kasutama rohkem infot), tõhustamist ja opti­meerimist ("mit­tevajalik" info eraldatakse protsessist). Kus kasutatakse protsessis infot? Kus tekib protsessis infot? Kus võiks kasutada infot, kui seda oleks? Kus võiks tekkida infot, mida edaspidi kasutada? Tekib vajadus protsessi liigendada (eristada ja uurida üksikult protsessi sam­me)  >  prot­sessi analüüs. Kas info kasutamine on süsteemne? Kas info ainult käib läbi inimeste mõtetest või saab ka arti­kuleeritud (väljendatud, esitatud)? Kas info töötlemine on kor­ral­datud tea­tud reeglite, korraga > kas protsess on iseenesest kujunev või kuidagi re­gu­lee­ri­tud? Tänapäeval näeme seda kõikjal. informatiseerimine on üle­üldine, globaalne tendents. Põhjused on majanduslikud. Informatiseeritud protsess (kus info­tööt­lus, -loome ka -kasutus on selgelt artikuleeritud, reeglina ka toetatud, info­tehnoloogiliste va­hen­di­te­ga reguleeritud ja (info)süsteemidega tõhus­ta­tud) on reeglina majandusli­kult efek­tiiv­semad vähe­infor­ma­tiseeritud protsessidest. Majanduslik efektiivsus tähendab seda, et informatiseeritud prot­sess majan­dus­li­kus konkurentsis tõrjub mitteinformatiseeritud ja madalalt informatiseeritud protsessid välja. (Aga mitte alati: vt luksuskaupade ma­jan­dus­lik loogika. Informa­ti­see­ri­tud protsesside seas muutub informatiseerimata protsess luksuseks, eksklusiivseks kaubaks). Kuidas informatiseeritud protsessi (reguleeritud, mahuka ja tõhusa infotöötlu­sega protsessi) majanduslik üleolek tekib? üksiku tööoperatsiooni kõrgem efek­tiivsus (vajalik info tuuakse infosüsteemi poolt töö- või kasutuskohale, doseeri­takse, puhastatak­se "mürast" so kasutust infost). Parem koordinatsioon võimal­dab likvideerida oo­ta­mised, tarbetud ettevalmistused ja varud. koguseid saab täpse­malt mõõta. Protsessi kohta tekib rohkem ja paremat infot, millest saab õppida. Täielikum infobaas võimal­dab liikuda, reagee­ri­da kii­remini kui lokaalsema, frag­­men­taar­se­ma infoga kon­kureeriv prot­sess.

4. Täieliku info printsiip

Ter­viklik info on oluliselt tõhusam kui fragmentaar­ne info.  Teatud ala või ob­­jekti kohta kõikehõlma­va info kokkukogumine ja kasutussevõtmine annab sageli hüppelise efekti.

5. Info tekke- ja kasutuskohad on ajas ja sageli ka ruumis eraldi­seis­vad

Vä­he­­­in­for­ma­ti­see­ritud protsessis ei ole tagatud info säilumine, edas­tus muutumatul kujul tekkekohast kasutuskohta. Informati­seeri­mi­se­ga käib alati kaasas mälu arendamine (tehnilised võima­lu­sed in­fo säilitamiseks, infot vastuvõtvate ja säilitavate struk­tuuride ja süs­tee­mi­de loomine) ja kommunikatsiooni areng (info edastamine ajas ja ruumis, inimeselt inimesele, arvutilt arvutile, inimese ja ar­vu­ti vahel).

6. Informatiseerimisega protsess muutub

Infor­ma­ti­seerimine tähendab enamasti ka protsessi korrastamist; ühelt poolt tingib se­da, teiselt poolt põhjustab seda. Protsessi infor­matiseeri­mi­ne muudab inimese positsiooni; samuti erinevate osa­poolte positsi­oo­ne.

7. Protsesside modelleerimine IDEF0 meeetodiga

Kirjeldada olulised elemendid: Väljund (output) – eesmärk, saadus(ed) Sisend (input) ­– materjalid ja andmed; muud eeldused Ressursid (resources) – inimesed, nõutuv oskused, töövahendid jm. ressursid Meetod (method) – tegutsemise põhimõtted või filosoofia, protseduuri kirjeldus või juhend, nõuanded, juhtimine

Kirjandus

Burton, H., Pennotti, M. (2003) The Enterprise Map: A System for Implementing Strategy and Achieving Operational Excellence. Engineering Management Journal, 15, 3, 15-20. – Propageerib ettevõtte äriprotsesside tervikliku kaardistamise--"ettevõtte kaardi" valmistamist. Eriksson, H., Penker, M. (2000) Business Model­ing with UML. Business Patterns at Work, Wiley. Gray, D. (2003) A Gallery of Metaphors. Harvard Business Review, 81, 9, 92-93. – Modelleerimise probleemid; metafooride kasutamine stra­tee­gia­te formuleerimise abina. Heumann, J. (2001) Introduction to Business Modeling Using the Unified Modeling Language (UML). www.therationaledge.com. – Sissejuha­tus äri modelleerimisse UML keele abil. Kim, J., Hahn, J., Hahn, H. (2000) How Do We Understand a System with (So) Many Diagrams? Cognitive Integration Processes in Diagrammatic Reasoning. Information Systems Research, September, 284-303. – Teoreetiline vaatlus sellest, kuidas inimesed mõistavad süs­tee­mi­de mudeleid (diagramme). McDavid, D. (1999) A Standard for Business Architecture Description. IBM Systems Journal, 38, 1, 12-31. – IBM'i ühe uurija meetod "äri arhi­tektuuri" modelleerimiseks. Watson, R., Zinkhan, G., Pitt, L. (2004) Object-Orientation: A Tool for Enterprise Design, California Management Review, 46, 4, 89-110. – Radikaalne käsitus äriorganisatsiooni projektimisest OO meetodite abil.