LOENG 1 | Infokäitluse eesmärgid
SISUKORD
→ Infokäitluse eesmärgid
→ Infokäitlusprobleemid
→ Infoeelis
→ Mida on võimalik saavutada?
→ Absoluudid ja ideaalkujundid
→ Oskused (eesmärk)
→ Infokäitlus
→ Infokäitluse liigid
→ Infokasutuse eesmärgid
→ Infokäitlustegevused
→ Infokäitlusvajadused
→ Infokäitlusvajaduste väljaselgitamine
→ Infosüsteem – määratlus
→ Erinevus töösüsteemist
→ Praktikas mõistetakse infosüsteemi all erinevaid asju
→ Süsteem ei ole alati nähtav
→ Mida mõistame süsteemi olemasolu all?
→ Süsteemi kasutajad
→ Kas infosüsteem on ainult infosüsteem?
→ Süsteemidesse haaramata infokäitlus Kokkuvõte Probleemid/harjutused Kirjandus
1. Infokäitluse eesmärgid
1. Töö, äri ja tarbimise varustamine infoga.
2. Äri- töö- ja tarbimisprotsesside kiirendamine ja parendamine info ja infotöötluse läbi.
3. Konkurentsieelise loomine uute IT-põhiste äri- ja tööprotsesside abil.
4. Organisatsiooni infovarade efektiivne ärakasutamine.
2. Infokäitlusprobleemid
1. Olukorrad, kus infokäitluse korraldamine või infovajaduse täitmine ei ole triviaalne, vaid vajab teatud oskusi, ressursse ning võib olla isegi infosüsteemi loomist.
2. Infokäitluse puudused organisatsioonis.
Info- ja infokäitluse (tüüp)probleeme võib loetleda hulgaliselt:
Ülevaade —infost ei ole ülevaadet; puudub ülevaade ettevõtte infovaradest; infotöötlusest ja kasutusest ei ole ülevaadet; puudub ülevaade, kuidas info ettevõttes liigub; ei ole selge, kus ja kuidas info tekib; ei ole selge, millist infot ja kui palju kasutatakse.
Olulisus —ei ole selge, kui oluline on üks või teine info.
Infot liiga vähe —pole infot; info on mittetäielik; otsuse tegemiseks vajalik info puudub; otsus tehakse mitte andmetest lähtudes;
Infot liiga palju —liiga palju väheväärtuslikku infot; liiga palju erinevaid infokanaleid; infot ei suudeta läbi töötada; olulist infot ei suudeta eristada
Mittekasutamine —infot kogutakse ja töödeldakse, kuid tegelikult ei kasutata.
Info kvaliteet on madal —vt üksikute kvaliteedi dimensioonide kaupa.
Mitteasjakohane —edastatud info on puutu asjasse; ei oma kasutuse jaoks tähtsust; ei paku huvi; infoga ei ole midagi teha.
Ebaõige info —andmed on vigased.
Ebatäpne info —info ei ole piisavalt täpne.
Mitteajakohane —info on aegunud, uuendamata, mittekehtiv.
Mittetäielik —osa infot on puudu; olemasolev info ei kata kogu ala.
Mittesidusus (sisemine) —info on fragmentaarne (mitteseostatud); olemasolev info ei ole kokku võetud; infokogumi osad on üksteisega seostamata; loogiliselt kokkukäiv info paikneb osade kaupa, mitmes erinevas kohas.
Vorming —info vales vormingus; liiga palju erinevaid vorminguid; pole kindlat, kokkulepitud vormingut; vormingut muudetakse kogu aeg.
Kättesaadavus —info ei ole ülesleitav; info ei ole kättesaadav; info ei ole säilitatud; info on kadunud; infole puudub juurepääsuõigus; info vales kanalis.
Liidestavus (väline sidusus) —teisest süsteemist tuleb andmeid käsitsi üle kanda; kaks süsteemi ei suuda omavahel andmeid vahetada; ettevõte ei suuda kohaneda partneri uue infosüsteemiga.
Turvalisus —infokadu; info lekib; info varastatakse; info konfidentsiaalsus kaob.
Kontrollitavus —infot ei saa kontrollida.
Kasu —infost ei ole kasu; efekt info kasutamisest on väike; Olemasolevat infot ei suudeta ära kasutada; ettevõte ei suuda oma inforessursse tõhusalt ära kasutada; mittekumuleeruvus – info maht kasvab, kasu ei suurene.
Infokäitluse tõhusus —infot ei suudeta läbi töötada; info töötlemine on aeglane; infokäitluse korraldus ei vasta muutunud äriloogikale.
Käideldavus —infosüsteem on rivist väljas, ei ole kasutatav; arhiiv on suletud.
Kooskõlalisus —ei vasta standardile; ei vasta kokkulepetele.
Usaldatavus —info ei ole usaldatav.
Süsteemsus —info töötlemine ei ole korrastatud; dokumentatsiooni hoidmises pole korda
Andmehõive —objektile viitamisel või objektist rääkimisel ei identifitseerita objekti täpselt; tegevusi, sündmusi, tulemusi ei dokumenteerita; töö- või tootmisprotsessi olulisi parameetreid ei registreerita; andmeid ei registreerita.
Dubleerimine ja varundamine —info on dubleeritud (kooskõlalisuse probleem); info ei ole dubleeritud (turvaprobleem); samast infost on mitu versiooni; info koopiad ei ole sünkroonis; varukoopia on liiga vana; versioonid ei ole eristatavad; info versioon ei ole tuvastatav; versioonide ajaline järgnevus ei ole tuvastatav; kasutatakse mitte kõige viimast versiooni.
Tõlgendamine —sama infot mõistetakse erinevalt; info tähendus jääb lõpuni mõistmata; info on vastuoluline; väliselt sama info kannab erinevaid tähendusi (semantiline dissonants); semantiline laialivalguvus või jäikus
Identifitseerimine —info on raskesti liigitatav; olulisel mõistel (nt "klient") ei ole kindlat kokkulepitud sisu; objektil pole kindlat nime ega identifikaatorit; nimest on kasutusel mitu erinevat versiooni; samal objektil on mitu erinevat nime.
Kommunikatsioon —infot ei jagata; info ei liigu organisatsioonis; info filtreerub ja moondub kommunikatsiooni protsessis; vananenud infot ei kõrvaldata käibelt; info tuleb kokku koguda suurest arvust erinevatest sisendkanalist; raskus sissetuleva infovoo esmasel töötlemisel; sama info tuleb edastada suurde arvu erinevasse väljundkanalitesse.
Innovatsioon ja süsteemiarendus —info- ja IT süsteeme ei arendata; süsteemiarendus kulgeb aeglaselt; süsteemid ei anna oodatud tulemusi; uusi infokanaleid ei uurita ega rakendata; uusi infotehnoloogiaid rakendatakse vähe ja hilinemisega; liiga palju erinevaid süsteeme; süsteemid ei ole integreeritud
Infokäitluse psühholoogia —infot ei hinnata; ebameeldivat info välditakse.
3. Infoeelis
Infoeelis (ingl
information advantage) Eelis, mida kahe üksteisega konkureeriva või võitleva poole olemasolul omab see pool, kellel on rohkem või kvaliteetsemat infot. Uuem militaartermin, mis on kasutatav ka laiemalt.
Infoerinevus Erinevus konkureerivate osapoolte käsutuses olevas informatsioonis.
Infoülekaal (ingl
information superiority,
information dominance) Ühe vaenupoole taktikaline ülekaal parema info ning suutlikumate infokäitlussüsteemide läbi. Infoülekaal on ajas piiratud; saavutatakse oma infosüsteemide üleoleku läbi, konkureerivate infosüsteemide toimimise takistamisega.
4. Mida on võimalik saavutada?
Infokorralduse koguefekti (ettevõtte mastaabis) on raske mõõta. Ühe uuringu autorid väidavad, et hästi korraldatud infokäitlusega ettevõtete kasumlikkus oli keskmisest 20—40% kõrgem.
Mida on võimalik infokäitluse optimaalse korraldamisega saavutada?
◦
Andmehõive Tänapäeva infotehnoloogia võimaldab luua informatsioonilise jälje praktiliselt igasugusest protsessist.
◦
Andmesalvestus Tekstilise info salvestamise võimalused on praktiliselt piiramatud. Ka graafilise info salvestusvõimalused on laiad.
◦
Andmetele juurdepääs Võimalik on luua kiire, praktiliselt vahetu juurdepääs praktiliselt kogu infole.
◦
Andmeedastus Rahuldab enamikke vajadusi.
◦
Automatiseerimine Paljud inimtöö operatsioonid on võimalik asendada samaväärse või parema masintöötlusega.
Mida infokäitluse korraldus ei saa anda?
◦
Sisuloome Infotehnoloogiline lahendus iseenesest ei genereeri (sotsiaalse tähendusega) sisu (ingl
content).
◦
Täielik infohaldus Info on olemuslikult uudne ja (täielikult) mitteennustatav; info ei ole täielikult juhitav. Küsimustele „millal otsing lõpetada?”, „millal on infokogum ammendavalt läbi analüüsitud” ei ole üldjuhul ühest vastust. Selle tõttu on ka kõigi infokäitlusprobleemide täielik ja lõplik lahendamine vaevalt mõeldav – ideaalsüsteemi ei ole.
◦
Mitteinformaatiliste probleemide lahendamine Infotehnoloogiline lahendus võib aidata kaasa, kuid iseenesest ei garanteeri töökorralduslike, äriliste, sotsiaalsete, psühholoogiliste, hariduslike jt probleemide lahenemist.
5. Absoluudid ja ideaalkujundid
Absoluut — mõtteline, ideaalne süsteemi või lahenduse seisund, milles süsteemi mõni kasulik omadus on viidud maksimumini (või kahjulik omadus — miinimumini).
KÄEULATUSES INFO
ingl
information at your fingertips
—süsteem, milles kogu vajalik info on koheselt, vahetult kättesaadav. (Absoluuti viidud omadus: otsimisaeg).
TÄIELIK INFORMATSIOON ingl
complete information
—olukord, kus otsuse tegijal või strateegia kujundajal on kasutada kogu asjassepuutuv võimalik informatsioon. (Absoluuti viidud faktor — info kogus).
JÄTKUKOHATA LIIDESTUS ingl
seamless integration
—ideaalselt, märgatavate üleminekuteta lõimitud (integreeritud, liidestatud) süsteemid. (Absoluutne on üleminek, liides kahe süsteemi vahel).
INFO KASUTUSKOHAL ingl
information at the point of need
—töötajale vm operatsiooni sooritajale antakse igal hetkel täpselt seda infot, mida töö nõuab. (Absoluut: info kogus, otsiaeg).
REAALAJATÖÖTLUS ingl
real-time processing
—infosüsteemi või arvuti reaktsiooniaeg kasutaja või juhitava objekti suhtes on praktiliselt null.
ÜHTSE INFOSÜSTEEMIGA ETTEVÕTE ingl
fully integrated enterprise
—suur ettevõte, milles on suudetud kõik info- ja IT süsteemid üheks terviksüsteemiks liita.
FIRMAT KOOS HOIDEV SIDEAINE ingl
glue that holds the company together
—info on sideaines, mis hoiab organisatsiooni toimimas.
ETTEVÕTTE NÄRVISÜSTEEM ingl
the company's nervous system
—Bill Gates'i samanimelise raamatu aluskujund; IT ja infosüsteemid kui ettevõtte "närvisüsteem".
IGAL AJAL, IGAS KOHAS
anytime, anywhere
—infotehnoloogia abil saavutatud juurdepääs infole ja infosüsteemidele igal ajal, igast kohast. Seotud märksõna on "24-7" (ööpäeva- ja nädalaringselt käideldav süsteem).
INFOÜHISKOND
information society
—intensiivselt infot kasutav ja töötlev ühiskond; vihjega sotsiaalsete, ökoloogiliste, poliitiliste vastuolude lahendatusele infoühiskonnas.
EESTI NOKIA
Estonian Nokia
—hüpe teadmuspõhisesse majandusse.
6. Oskused (eesmärk)
1. Oskus märgata ja infokäitlusprobleeme ja mõista nende tähtsust.
2. Oskus organiseerida teavet ja vahendeid infokäitlusprobleemide lahendamiseks:
– üksikjuhtumid
– süsteemide arendamine.
3. Konkreetsete infokäitluse ja selle korralduse tehnikate ja tehnoloogiate, sh süsteemiarenduse tehnikate valdamine.
7. Infokäitlus
(
information management) Koondmõiste mitmesugustele info kogumise, hoidmise, töötlemise, edastamise ja kasutamise tegevustele organisatsioonis.
Infokäitlus on termin, mis on olnud teenimatult varjus; arvan, et paljud isegi ei ole kuulnud sellist sõna. See sõna võiks olla vasteks inglise terminile information management. Ma ei poolda "juhtimise" ja "haldamise" kasutamist sellistes kontekstides (infojuhtimine, infohaldus). Esiteks, "juhtimine" ei ole ise tegemine. Osav juht delegeerib, korraldab, laseb ära teha. Teiseks, ka "haldusel" on probleem – see ei ole piisavalt täpne. "Haldus" paljudes situatsioonides, sh ka infosüsteemide kavandamisel on ohtlikult ebatäpse sisuga termin. Näide infosüsteemi lähteülesandest: "Mooduli 'Isik' ülesandeks on isikute haldamine". Mida see tähendab? Kas C(reate), R(ead), W(rite), D(elete) operatsioone või keerukamat töötlust?
"Infokäitluse" eelis "IT" ees on selles, et ta on laiem mõiste. IT kasutamine on igati OK, kuid peame arvestama, et mitte kogu info käsitlus ja kasutamine organisatsioonis ei toimu IT läbi.
Joonis 1
8. Infokäitluse liigid
Harilikult loetakse
infosüsteemiks infokäitlust, mis toimub infotehnoloogia süsteemse kasutamisega. Lisaks nii määratletud infosüsteemile toimub organisatsioonis ka
IT mittesüsteemne kasutamine. Näiteks arvutite kasutamine tekstitöötluseks, mille jaoks ei ole välja töötatud eraldi korda ega süsteemi—inimesed on varustatud töövahenditega, võib-olla on läbinud koolituse ning kasutavad tehnoloogiat oma äranägemisel, vastavalt vajadusele. IT mittesüsteemne kasutus võib olla valdav, või isegi absoluutne (kui organisatsioonis infosüsteemi ei ole).
Infokäitlust saab organiseerida ka vahenditega, mis ei kuulu tavakäsituses infotehnoloogia hulka. Näiteks võib tootmisprotsessi plaanimise realiseerida seinatahvli, spetsiaalsete markerite ja tähistuste süsteemi abil; võib töötada välja paberit, mitte arvuteid kasutava, küllalt keeruka plaanimissüsteemi. Selliseid infotehnoloogiaid vähe või üldse mitte kasutavaid süsteeme võib ka nimetada infosüsteemideks, kuid sel juhul laiendame me infosüsteemi mõistet.
Lõpuks jääb infokäitlus, mis toimub organisatsioonis mittesüsteemselt ja arvuteid mitte kasutades. Infosüsteemiga haaramata infokäitluse märkamine on tähtis, sest organisatsiooni kui terviku efektiivsus sõltub kõigi infokäitlusvormide efektiivsusest. Süsteemi haaramata infotöötlusest ülevaate omamine on tähtis ka selle poolest, et see moodustab ala, kuhu infosüsteem võib areneda ja laieneda.
9. Infokasutuse eesmärgid
Mida tegelikult tahetakse öelda? Selline küsimus on vajalik, sest tekst ja tähendus ei ole jäigalt seotud, kuigi seda infosüsteemides püütakse saavutada. Küsimus viib paratamatult küsimuseni: mida infoga tahetakse saavutada? Infokäitluse pragmaatiline aspekt (vastandina info süntaksile ja semantikale) on oluline. Vaadates otsesest infotöötlusoperatsioonist sammu kaugemale, leiame, et info töötluse või kasutuse eesmärgid võivad olla mitmesugused:
- otsuse tegemiseks
- protsessi juhtimiseks
- edastuseks
- müügiks
- uue protsessi loomiseks
- uue toote või teenuse loomiseks
- mõjutamiseks
- millegi ärahoidmiseks
- plaanimiseks
- kontrollimiseks
- informeerimiseks
- teadmatuse vähendamiseks
- määramatuse vähendamiseks
- valikuvõimaluste laiendamiseks
- võimaluste avardamiseks
- teadmise suurendamiseks
- õppimiseks
- tulemuslikumaks tegutsemiseks
- äri arendamiseks.
10. Infokäitlustegevused
Kõige lihtsamad infokäitlustegevuste klassifikatsioonid tulenevad arvutimälu tehnoloogiatest. Mälutehnoloogia üheks tähtsamaks omaduseks on toetatavate andmeoperatsioonide ulatus (read-only, read-write ja nende variatsioonid). Mitmetest infoanalüüsi ja süsteemiarenduse meetodites kasutatakse nn CRUD liigitust:
- Info loomine (
Create)
- Info kasutamine (Read)
- Uuendamine (Update)
- Kustutamine (Delete).
Liigitust võib laiendada, lisades infoedastusoperatsiooni jne. Sisulise, inimese poolt teostatava infotöötluse ja –kasutuse huvipakkuvaid liike on kahtlemata rohkem. Andmekogude seadus (kehtis kuni 2008. a, asendati avaliku teabe seadusega) eristas 13 andmetega tehtavat toimingut: kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine, päringute teostamine, väljavõtete tegemine, kasutamine, üleandmine, ühendamine, juurdepääsu sulgemine, kustutamine, hävitamine. Isikuandmete kaitse seadus määratleb isikuandmete töötlemise kui iga isikuandmetega tehtav toimingu, "sealhulgas isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine isikuandmetele, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, isikuandmete kasutamine, edastamine, ristkasutamine, ühendamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine, või mitu eelnimetatud toimingut, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest". Standardset infokäitlustegevuste liigitust välja kujunenud ei ole. Infokäitluse tegevuste (andmetega sooritatavate töötlusoperatsioonide e andmeoperatsioonide) väljaselgitamine ja liigitamine on oluline nii infosüsteemide plaanimisel aga ka infokäitluse parendamisel ilma süsteemiehitamiseta. IT toetust saab ju pakkuda ainult infokasutusele, mida on süsteemi tegemisel suudetud ette näha.
Infokäitlustegevusteks tuleb lugeda ka kognitiivselt keerukad, mõtlemisega seotud tegevused, nt mitmesugused info hindamise, analüüsi ja sünteesi (kompositsiooni) tegevused.
11. Infokäitlusvajadused
Joonis 2
(
information management needs) Infokäitluse süsteemne korraldamine eeldab infokäitluse teatud
regulaarsust organisatsioonis. IT lahendust, kasvõi näiteks makrot teeme tavaliselt ikka siis, kui on võimalus seda rohkem kui üks kord kasutada. Sageli korduv, töömahukas kuid suhteliselt lihtsa siseloogikaga infotöötlus on enesestmõistetavalt süsteemiarenduse esimeseks objektiks. Automatiseerida või süsteemiga toetada tuleb ka ebaregulaarset, kuid kriitilist, suurte võimalike kahjudega seotud infokäitlust (näiteks turva- ja hädaolukorrasüsteemid, mis normaalolekus on jõude). Peaaegu igas organisatsioonis tekib ka ettenägematuid infokäitlusvajadusi; nende jaoks tuleb organiseerida unikaalne käitlus või täiendada olemasolevaid infosüsteeme.
12. Infokäitlusvajaduste väljaselgitamine
Paljud, kui mitte enamus infokäitlusvajadusi on leitavad info kvaliteedi puudujääkide analüüsi kaudu. Teine, info kvaliteediprobleemidega tihedalt seotud allikas on infokäitlusprobleemid.
13. Infosüsteem – määratlus
(
information system)
1. Süsteemne tehnoloogiline lahendus organisatsiooni infokäitlusprobleemile (või probleemidele).
2. (Steven Alter'i määratlus) Infosüsteem on süsteem, milles inimesed (osalejad) ja/või arvutid sooritavad mitmesuguseid infotöötlusprotsesse, kasutades infot, tehnoloogiaid ja teisi ressursse, et valmistada infol põhinevaid tooteid või osutada infol põhinevaid teenuseid sisestele või välistele klientidele
.
Joonis 3
14. Erinevus töösüsteemist
Infosüsteeme teistest töösüsteemidest eristav tunnus on: 1) infosüsteemides toodetud toodetes ja teenustes on info domineeriv; 2) protsessid tegelevad põhiliselt info töötlemisega. Lisaks info töötlemisele võivad infosüsteemis osalejad teha ka teisi tegevusi (kasutades IT-d või ilma): suhelda, mõtelda, teha otsuseid, füüsilisi tegevusi jms. Infotöötlusprotsessid võivad toimuda IT abil, käsitsi või täielikult IT poolt teostatuna.
15. Praktikas mõistetakse infosüsteemi all erinevaid asju
Uurijal tuleb täpsustada, mida organisatsioonis infosüsteemi all silmas peetakse. Esimene tähelepanek, mida infosüsteeme vaatlema asudes kohe teeme, on infosüsteemi mõiste suhteline ebamäärasus. Ühest küljest on hea, kui mõiste on paindlik, suudab haarata erinevaid asju ning kohandada end just selliseks, nagu konkreetne olukord nõuab. Võib-olla vajabki keel toimimiseks mõisteid, mis ei ole kindlalt paigas. Kuid kas infosüsteem peab olema selline mõiste? Praktikas näeme kõige erinevamaid kasutusviise. Infosüsteemile on organisatsiooni eelarves võib-olla eraldatud kindel eelarverida. Mida see sisaldab? Kulutused riistvara ostuks; kulutused tarkvara väljatöötamiseks; projekti juhtimise üldkulu. Finantsiliselt võib infosüsteem olla suhteliselt selge objekt—me oskame kokku arvutada, kui palju süsteemi tegemine maksma läks (kuigi maksumusse ei arvestata paljude töötajate kulutatud aega jt kulusid). Kuid kas omame sisulist ettekujutust, mis on infosüsteem?
MÕTTEEKSPERIMENT. Neli vaatlejat otsustavad välja selgitada, milliseid infosüsteeme üks firma kasutab.
ESIMENE uurija läheb firmasse ning küsib esimeselt ettejuhtuvalt töötajalt: 1. Kas teie ettevõttes on infosüsteeme? 2. Mitu infosüsteemi teil on? 3. Nimetage palun need infosüsteemid?
TEINE uurija läheb läheb samasse ettevõttesse ning küsib mõne teise töötaja käest samad küsimused.
KOLMAS uurija läheb firmasse, vaatleb toimuvat ning ei küsi midagi.
NELJAS uurija siseneb interneti kaudu firma arvutivõrku ning uurib mitmesuguseid dokumente ja andmebaase, püüdes kindlaks teha infosüsteemi(de) olemasolu.
Kas uurijad saavad kooskõlalised tulemused?
16. Süsteem ei ole alati nähtav
Heaks analoogiks, või õigemini—teiseks samade probleemidega süsteemide klassiks on kvaliteedisüsteemid. Paljud ettevõtted teevad kvaliteedisüsteeme. Probleemiks on see, et
süsteem (antud juhul—kvaliteedisüsteem) ei ole otseselt nähtav. Kvaliteedisüsteemi audiitorid võivad küll firmat inspekteerida, tutvuda kvaliteedidokumentatsiooniga, vestelda töötajatega, teha vaatlusi, uurida "dokumentaalseid tõendeid"—ning jõuda seisukohale, et tõesti—sellel firmal on nõuetekohane (või mittekohane) kvaliteedisüsteem. Kuid kvaliteediaudiitorid omavad vastavat ettevalmistust—nad tunnevad raamistikku, kvaliteedijuhtimise mõistete süsteemi, mis aitab (teeb võimalikuks?) neil süsteemi nägemise. Ettevalmistusega külaline aga—kas ta suudab näha ja mõista ettevõtte ühte spetsialiseeritud süsteemidest? Siit jõuame ka küsimuseni: Milline ettevalmistus, millised eelnevad teadmised peavad olema, et näha ja mõista infosüsteemi?
17. Mida mõistame süsteemi olemasolu all?
Mida tähendab, kui keegi väidab, et organisatsioonis on infosüsteem? Süsteemi mainimine eelarves või dokumentides ei tähenda veel süsteemi tegelikus kasutuses. Infosüsteemi
olemasolu
küsimus ei ole seetõttu mitte lihtne binaarselt vastatav küsimus, vaid terve küsimuste kompleks. Kõigepealt, infosüsteem võib eksisteerida nominaalselt. Selline süsteem võib küll ühel või teisel põhjusel olla (veel) "nimekirjas", kuid süsteemi kasutamisest on loobutud (või pole kunagi kasutatudki). Olemasoleva süsteemi mittekasutamiseks võib olla mitmeid põhjusi: süsteemi ebaõnnestumine, mahajäämus, kasutusvajaduste muutumine, aga ka kasutajate aktiivne või passiivne vastuseis kasutamisele. Teisest küljest, esineb ka süsteeme, mida kasutatakse kitsas kasutajate ringis; teistel on süsteemi olemasolu juba meelest läinud. Küllalt tihti võime leida mittevastavuse infosüsteemide tegeliku kasutuse ning organisatsioonis kasutuse kohta tekkinud pildi vahel.
18. Süsteemi kasutajad
Infosüsteeme tehakse Eestis ikka rohkem ja rohkem. Kas kõigile neile jätkub kasutajaid? Enam ei piisa ainult õppematerjali ülespanekust, et tuleb õppijaid. Kuidas saab üks infosüsteem edukalt konkureerida teisega? Mida tähendab konkurents kasutajate pärast see infosüsteemide tegijatele?
Millist kasutajate arvu lugeda suureks? Vrdl kodanikualgatuse süsteemi TOM hindamise juhtumiga: kas kümme seaduse muudatuseni viinud ettepanekut on vähe või palju?
Olukorras, kus organisatsioon hakkab "küllastub" infosüsteemidest, tõusevad kasutajate vastuseisu probleemid esile.
19. Kas infosüsteem on ainult infosüsteem?
Võib märgata kaht vastupidise suunaga tendentsi: infosüsteemid ühest küljest eristuvad teistest süsteemidest (tarbimis-, töö-, suhtlus-, sotsiaalsed jms süsteemidest); samal ajal võib täheldada ka paljude infosüsteemide kokkukasvamist teist liiki süsteemidega—näiteks mitmesugused e-ettevõtted, kus infosüsteem ja "ärisüsteem" on praktiliselt eristamatud.
20. Süsteemidesse haaramata infokäitlus
Ka infosüsteemidesse otseselt mittekuuluv või nendest väljapoole jääv infokäitlus vajab teatud organisatsiooni. Märgime siin ainult mõnda küsimust, mis selles vaates huvi pakuvad:
° Kuidas korraldada infosüsteemist väljapoole jäävat infokäitlust? Kes seda peaks korraldama?
° Milline osa ettevõtte infokäitlusest oleks otstarbekas viia infosüsteemi? Milline osa peaks jääma vabaks, süsteemiväliseks? Kas infokäitluse kui terviku areng on tasakaalus?
Kokkuvõte
◦ Infokäitluse eesmärkideks on tööprotsesside varustamine infoga, lõppkokkuvõttes konkurentsieelise loomine (infoeelise läbi), infovarade parem ärakasutamine.
◦ Infokäitlust mõistame organisatsioonilises kontekstis.
◦ Infokäitlus ja infosüsteemid on pidevas arengus—nõuavad järjepidevat ja süstemaatilist arendus- ja korrashoiutööd.
◦ Infokäitlust ettevõtte võib jagada laias laastus kaheks: süsteemne (infosüsteemides toimuv) ja nn. mittesüsteemne.
◦ Mõistet “infosüsteem” kasutatakse mitmes tähenduses, sageli tuleb süsteemi piire ja olemust täpsustada.
◦ Infokäitluse süsteemne korraldamine on vajalik ja aktuaalne—nõuab spetsiaalseid teadmisi-- praktiliselt kõigil aladel (ka nt militaaralal, kunstis jm.) Praktiliselt igal ala on töö- ja äriprotsesse vaja infotöötluse seisukohalt korrastada ja toetada.
◦ Tänapäeva IT abil on võimalik saavutada üpris palju; paljud infooperatsioonid on võimalik täielikult automatiseerida, otsinguajad on võimalik viia nulli jne.
◦ Käesoleva kursuse eemärk on anda mõistete süsteem ja baasoskused (tehnikad, meetodid) infokäitluse seisundi väljaselgitamiseks ja parendamiseks organisatsioonis.
Aruteluks
1. Infokäitlusprobleemide loetelu täiendamine
2. Loetelu struktuuri parendamine
Kirjandus
Alberts, D. (2001) Key Concepts for Information Superiority. RTO IST Symposium on “Information Management Challenges in Achieving Coalition Interoperability”, Quebec, Canada, 28-30 May 2001.
Alberts, D., Hayes, R. Power to the Edge. Command and Control in the Information Age.
www.dodccrp.org.
Two Views of Information Superiority and Synchronized Operations. ISWG Update. Feb 14, 2001.
Link, D. (1995) Information Dominance.
Alter, S. (1999) A General, Yet Useful Theory of Information Systems.
Communications of the Association for Information Systems, 1, 3.
www.stevenalter.com.
Miller, H. (1996) The Multiple Dimensions of Information Quality.
Information Systems Management, 79-82. – Klassikaline, hästi loetav artikkel info kvaliteedist.
Strong, D., a.o. (1997) Data Quality in Context.
Comm. ACM. May, 103-110. – Põhjalik käsitlus info kvaliteedist.
Wand, Y., Wang, R. (1996) Anchoring Data Quality Dimensions in Ontological Foundations.
Communications of ACM, 11, 86-95. – Info kvaliteet; Wang on ala üks juhtivamaid uurijaid.
Luts, M. (2004) Infokvaliteet ja selle juhtimine organisatsioonis. Mag.töö. TPedÜ. – Info kvaliteet; töö on kättesaadav TLÜ veebis.
