IFI6068 ◦ Sissejuhatus infosüsteemidesse ◦ Sügissemester 2014

ÜLESANNE 5 | Parendamise ja IT toetuse võimaluste leidmine protsessis

1. Võttes arvesse ülesannete 3 (IDEF0) ja 4 (ujumisradade meetod) lahenduste läbivaatusel saadud tagasisidet, vaadake koostatud IDEF0 ja ujumisradade protsessimudelid veel kord läbi ja viige mudelitesse sisse võimalikud parandused ning täiendused.

2. Leidke ja tähistage modelleeritud äri- või tööprotsessis kohad, kus tegevust oleks võimalik teha tõhusamaks (efektiivsemaks, kiiremaks, kvaliteetsemaks). Lisage lühikesed tekstikommentaarid, kus nimetage millises aspektis tegevust saaks paremaks teha.

3. Leidke ja tähistage modelleeritud äri- või tööprotsessis kohad, kus tegevust oleks võimalik toetada infotehnoloogia rakendamisega. Seletage tekstiliste kommentaaride abil lühidalt võimaliku IT toe olemust.

Nõuded

Vormistus: protsessi skeem (tähistage versioonina 2), millel on näidatud parenduse ja IT toe võimalused; tekstiline seletav osa. Punktides 2 ja 3 võib aluseks võtta suvalise kahest mudelist (IDEF0 või ujumisradade meetod).

Töörühm: sama, mis protsessi modelleerimise ülesannetes 3 ja 4.

Esitamise tähtaeg: üks nädal alates ülesande andmisest.

LOENG 5 | Süsteemiarendus ja arendusmeetod

Eesmärk

Mis on arendusmeetod? Vajadus meetodite järele süsteemide tegemisel. Kuidas valida arendusmeetodit? Millised ohud on meetodite kasutamisega seotud? Kui palju on erinevaid arendusmeetodeid? Millised meetodid on populaarsemad ja paremad?

SISUKORD

Vajadus meetodi järele
Meetodi mõiste
Seonduvad mõisted – metoodika, tehnika
Metoodilisuse printsiip
Oskusteabe sh meetodite ülekandmise probleem
Kuidas luuakse meetod
Kui palju on ettevõttes meetodeid vaja?
Meetodi täpsusaste
Meetodid süsteemiarenduses
Kuidas süsteemiarenduse meetodit tundma õppida
Meetodi paindliku rakendamise vajadus
Meetod ja professionaal
Arendusmeetodid IT-firma konkurentsieelisena
Arendusmeetodite ühtlustamise vajadus
Meetodite valik konkreetsesse arendusprojekti
Olulisi teetähiseid infosüsteemide arendusmeetodite alal
Probleemid/harjutused
Kirjandus

1. VAJADUS MEETODI JÄRELE

Üks mees Saksamaalt, Mainzi linnast – Johann Gutenberg – tuli 1430tel aastail mõttele lõigata õhukesest puitplaadist välja tähtede kujutised ja seada need ritta, moodustades nii sõnu, lauseid ja terveid lehekülgi. Ta leiutas raamatute trükkimise ja andis sellega kirjapandud infole juurdepääsu olulisemalt laiemale inimeste ringile kui enne teda.

1839. aastal märkas Louis Daquerre, et teatud keemilisi nähtusi, mida ta juhtus tundma, on võimalik kasutada kujutiste reprodutseerimiseks. Ta leiutas fotograafia – ja andis sellega võimaluse piltkujutiste kergeks paljundamiseks ja laiaks levitamiseks.

1877. aastal tuli Thomas Edisonile idee konstrueerida silindrikujuline seada – fonograaf – ja kasutada seda mitmesuguste helide salvestamiseks tinakilele tõmmatud vagude abil. 1920. aastal toimus esimene raadioülekanne. Nende leiutistega sai võimalik muusika ja kõne levitamine laiale kuulajate ringile.

Mis on ühist nendes kolmes avastuses? Erinevalt paljudest teistest avastustest (Kopernik, Einstein) olid Gutenbegi, Daguerre ja Edisoni uuendused otsese praktilise suunitlusega. Nad kasutasid varem teada olevaid teaduslikke fakte või lihtsalt käepäraseid materjali ja lõid mooduse nende uuel viisil kasutamiseks. Võib öelda, et nad lõid uued meetodid.

Gutenberg ei leiutanud raamatut. Raamatuid valmistati enne Gutenbergi avastust käsitsi ümberkirjutamise teel. Kõik materjalid, mida Gutenberg kasutas, olid hästi tuntud: puit, lõikeriistad, värv, paber. Gutenberg ainult andis uue viisi (meetodi) nende tuntud elementide ühendamiseks kasulikul viisil. Trükiridade (trükilao) kooshoidmiseks oli vaja leida lahendus trükiraami jm. näol. Trükkimise praktiliselt võimalikuks tegemiseks oli vaja küllaltki palju sättimist (väikesi parandusi). Ka selles mõttes on Gutenbergi ajalooline näide õpetlik – meetodi leidmine ei toimu harilikult hetkega, vaid nõuab kuid või aastaid.

2. MEETODI MÕISTE

Meetod on kindlapiiriline moodus või viis mingi töö tegemiseks.

Meetod on teave –oskusteave– teave, teadmine selle kohta, kuidas midagi teha. Inglise keelesknow-how.

Meetod ontegevusele suunatud(action-oriented) teave. Meetodit saame lugeda omandatuks alles siis, kui oskame seda rakendada. Oluline on eristada teadmist (to know) ja võimet seda teadmist rakendada (to do).

3. SEONDUVAD MÕISTED – METOODIKA, TEHNIKA

„Meetod” ja „metoodika” on eesti keeles süsteemiarenduses käibel praktiliselt samas tähenduses. Inglise keeles on üks sõna:method.Tehnika(technique) on tihti kasutusel kitsama kasutusulatusega oskusteabe tähistamiseks. Näiteks võivad ühe meetodi koosseisus olla ette nähtud mitmed kitsamad tehnikad.

4. METOODILISUSE PRINTSIIP

Töö on efektiivsem ja tulemuslikum, kui kasutatakse otstarbekat meetodit.

Üldiselt on parem teha tööd mingi meetodiga kui ilma meetodita.

Meetod võib ollateadvustatud(töö tegija mõtleb oma meetodile) võiteadvustamata(töö tegija võib tegutseda efektiivselt, ilma mõtlemata, kuidas ta seda teeb). Näiteks andekas sportlane võib intuitiivselt leida efektiivse mooduse mingi füüsilise soorituse tegemiseks. Kogenud töötaja võib olla leidnud töövõtted, mida ta endale ei teadvusta (teadvustamata kompetents või oskused).

Meetod võib ollaartikuleeritud(sõnastatud ja kirja pandud, näiteks tööprotseduuris või tööjuhendis) võiartikuleerimata(meetod on inimestes mõttes, kuid seda ei ole kirja pandud). Näiteks rahvapärimuse osaks olevad, ühise töö ja meistrilt õpilasele antud suuliste juhise kaudu edasi antavad tööoskused.

Tänapäeva majanduselus on töömeetodid väga oluliseks info liigiks, mille käitlemine nõuab küllaltki palju ressursse. Näiteks – uute tehnoloogiatega tulevad kaasa kasutusjuhendid, keerukamate seadmete operaatoreid on vaja välja õpetada kursustel või kutseõppeasutustes. Ka arvuti on vaadeldav seadmena, mille kasutamise õppimine nõuab spetsiaalset õpet.

Töömeetodite tähtsus on ajalooliselt tõusnud tehnoloogia keerukuse tõustes ja teaduse are­ne­des. Tähtsaks teetähiseks on filosoof Rene Descartes’i raamataDiscourse on the Method(1637), milles sõnastati teadusliku uurimismeetodi alused. (Ka teadus on üks tegevusala, mis nõuab oma spetsiifilisi meetodeid).

5. OSKUSTEABE SH MEETODITE ÜLEKANDMISE PROBLEEM

Ettevõte tahab loomulikult kasutada kõige efektiivsemaid töömeetodeid. Kuid töömeetodite ülevõtmine (ehk oskusteabe ülekandmine), kas sama ettevõtte ühest allüksusest teise, või ühest firmast teise – osutub praktikas vägagi raskeks. Autoriteetsed ärijuhtimise uurijad (Appel) on kasutusele võtnud mõiste oskusteabe “kleepuvus” (knowledge is sticky), millega mõistetakse seda, et ühe inimese või inimeste rühma oskusteavet ei ole lihtne välja selgitada, “pakendada” ja teisele rühmale üle kanda. Tõepoolest, mingil alal töötava meistri kogemust ei saa me kiiresti välja selgitada, ega ka kiiresti üle võtta (õppida). Teadmuse (teadmiste) ülekanne inimeste vahel (knowledge transfer) on infotehnoloogia/infokäitluse ala üheks suureks väljakutseks; sellega on aastakümneid tegelenud tehisintellekti ala (artificial intelligence). On selge, et kui organisatsiooni infotehnoloogilise infrastruktuuri (võrgud, IT keskkond) küsimused saavad enam-vähem lahendatud ja lihtsamad rakendused (transaktsioonide töötlus) tööle pandud, siis pöördub huvi keerukamate rakenduste loomise poole – milleks on sageli just inimeste oskusteave haldamine või oskusteave rakendamise toetamine IT abil.

6. KUIDAS LUUAKSE MEETOD

Meetod on enamasti vähemalt osaliseltkondenseeritud kogemus. Tööd tehes leitakse efektiivsed töövõtted ja –viisid, väheefektiivseks osutunud jäetakse kõrvale. Nii kujunebki välja meetod. Seda võib nimetadakogemusepõhiseks meetodiloomeks. Eeliseks on protsessi kulgemise loomulikkus ja vähene ressursinõudlikkus. Puuduseks on meetodi väljakujunemise pikk aeg (aastates) ja kindluse puudumine leitud meetodi kvaliteedi suhtes. Kõige tõhusamaid töömeetodeid ei ole sageli võimalik kogemuse alusel välja töötada.

Sihiteadlik meetodiarendus.Meetodeid võib välja töötada ka teisiti, sihiteadliku meetodiloomena. Tavaliselt toimub see uurimis- või arendusprojekti vormis, milles seatakse kindel eesmärk uuritava tööprotsessi parima läbiviimise leidmiseks, analüüsitakse protsessi, viiakse läbi eksperimendid jne.

7. KUI PALJU ON ETTEVÕTTES MEETODEID VAJA?

Kas ettevõttes peaks iga äri- ja tööprotsessi, iga tegevuse jaoks määratlema tegemise meetodi?

Vastus sõltub mitmetest teguritest – ettevõtte suurus, tegevusala, keskkond, milles ettevõte tegutseb, ettevõtte äristrateegia. Paljudel tegevusaladel on tegevuse loomulikuks aluseks kujunenud vastava alahea tava(raamatupidamiseks, meditsiinis, ehituses jm.),kvaliteedistandardid,tehnoloogilised nõudedvõiseadused.

Üldiselt on tegevus nii või teisiti, suuremal või väiksemal määral reguleeritud. Niisiis ei või ehitada nii, kuidas ehitaja ise heaks arvab, vaid tuleb järgida head ehitustava, kasutatavate materjalide paigaldusjuhiseid, ehitusseadusandlust jm. ISO 9000 kvaliteedisüsteemide standard nõuab, etkõik toodangu kvaliteedi seisukohalt olulised tööprotsessid tuleb läbi analüüsida, kirjeldada ja varustada tööjuhistega(kehtestada protseduurid). Selle nõude täitmisel peab loomulikult järgima mõistlikkuse printsiipi. Kõike ei saa ega ole vaja meetodiga ette kirjutada. Tänapäevase arenenud tootmisprotsessi põhimõtteline nõue on siiski selge – iga olulise tööprotsessi või toimingu sooritamise meetod peab olema läbi mõeldud.

8. MEETODI TÄPSUSASTE

Meetod või olla määratletud suurema või väiksema täpsusastmega. Kõige täpsem on samm-sammuline meetodi määratlus (step-by-step method, nimetatakse ka nn. kokaraamatu vormikscookbook approach), mis kirjeldab meetodi rakendaja tegevuse ette üksikasjalikult. Samm-sammulise meetodi eelised on selged: täitja ei pea enam mõtlema, vaid saab tegutseda mehhaaniliselt; tegevuse tulemuse kvaliteet ei sõltu enam eriti palju sooritaja isikuomadustest (kui tootmisprotsess on standardiseeritud, siis on töötaja isiku omadustel väiksem tähtsus). Samm-sammulise meetodi üheks eeliseks on kakergem automatiseeritavusvõrreldes vähem artikuleeritud protsessidega. Töömeetodite määratlemine samm-sammuline täpsusega on sageli eelduseks protsessidele IT lahenduste loomisele.

9. MEETODID SÜSTEEMIARENDUSES

Infosüsteemide arendus on (vähemalt ideaalis) meetodipõhine. See tähendab, et süsteemi ehitamist käsitatakse kui kindlat tüüpi tegevuste kogumit.

Näide. SCRUM süsteemiarendusmeetod.


Süsteemiarenduse meetodeid on välja töötatud palju.

10. KUIDAS SÜSTEEMIARENDUSE MEETODIT TUNDMA ÕPPIDA

Süsteemiarendaja, eriti rahvusvahelises keskkonnas tegutseja, puutub oma töös tõenäoliselt kokku paljude arendusmeetoditega. IT firmal tuleb otsustada, milliseid arendusmeetodeid kasutatakse. Selleks on vaja hinnata teadaolevate meetodite potentsiaali ja sobivust. Väga tihti toob uus IT projekt, eriti mitmete firmade koostöös tehtav projekt kaasa vajaduse „käigult” (töö käigus) omandada uus meetod.

Süsteemiarenduse meetodiga tutvumisel tuleks silmas pidada järgmist:

- Iga terviklik meetod (näiteks Extreme Programming, Information Architecture, jt.) on üles ehitatud teatud põhimõtetele (ideoloogiale). Meetod on rohkem kui tähistuste süsteem. Tihti on meetodite võrdlemisel ja õppimisel tähelepanu notatsioonil ja üksikutel silmatorkavatel tehnikatel või võtetel. Kasutusjuhtude meetod (use case, UML keele üks osa) on kindlasti midagi enamat, kui „kriipsujukude diagramm”. E.Goldratti Piirangute teooria (Theory of Constraints) põhineb küll ühel väga lihtsalt ideel, kuid sisaldab siiski oluliselt rohkem olulis mõisteid kui see peamine.

Arendusmeetodiga tutvumisel tuleks tähelepanu pöörata nendele ideedele, millest lähtudes meetod on loodud.Ekstreemprogrammeerimise rajajad on oma meetodi lähtekohad väga selgelt sõnastanud (ekstreemprogrammeerimise 4 väärtust).

- Igal meetodil on oma sisemine ülesehitus, struktuur. Selle struktuuri elemendid ei ole enamasti ühel tasandil. Heaks näiteks on Ekstreemprogrammeerimise meetodi ülesehitus:



Tarkvaraarendusvõime küpsusmudel (Capa­bility Matu­rity Model) kasutab sa­muti nelja abstrakt­si­oo­ni­tasandit.



Meetod võib anda tähistuste süsteemi (notatsiooni). Näiteks Andmevoogude diagrammide meetod (Data flow diagrams) annab lihtsa neljaelemendilise notatsiooni – kuid lisaks sellele ka rea põhimõtteid ja soovitusi diagrammide koostamiseks.

Arendusmeetodiga tutvudes tuleks leida, millistes vormides oskusteave on antud (samm-sammulised juhised, tähised, printsiibid, väärtused, eesmärgid).

- Meetodi tundmaõppimine võtab aega. Programmeerimiskeeled on samuti meetodid. Keele süntaksiga tutvumine on keele õppimisel alles algus.

- Skeptiline tuleks olla universaalsete meetodite suhtes. Igal meetodil on oma kasutusulatus (skoop,scope) olukordade hulk, milles meetodi kasutamine annab kasu. Näiteks UML keelt on keele arendajad püüdnud välja pakkuda kui universaalset vahendit äriprotsesside kirjeldamiseks – nii IT inimeste kui ka „äripoole” inimeste vaatepunktist. Idee on selles, et kui UML on laia tunnustust leidnud äriprotsesside kirjeldamisel (modelleerimisel, spetsifitseerimisel) IT rakenduste loomist silmas pidades, siis ­– UMLi loojate arvates – on see keel sama sobiv äriprotsesside kirjeldamiseks puhtalt ärijuhtimise eesmärkidel. Universaalset keelt ei ole siiski suudetud leida. [Küsimus: miks? miks on maailmas u. 6000 keelt, programmeerimiskeeli aga vähemalt kümneid?] UML diagrammid on mitmete kasutaja arvates äriinimestele siiski mitte kõige sobivamad.

- Tähele tasub panna ka seda, kes ja millistest motiividest lähtudes meetodit kasutamiseks välja pakub. Kas meetodile teeb reklaami firma või organisatsioon, kelle huviks on müüa meetodi kasutamiseks vajalikke töövahendeid (arendustarkvara,Computer-Aided Software EngineeringCASE tarkvara) või teenuseid (koolitus, auditeerimine, sertifitseerimine)? Võistupakkumiste protsessis võidakse kindla arendusmeetodi kasutamise nõuet kasutada ka valikuprotsessi mõjutamiseks.

11. MEETODI PAINDLIKU RAKENDAMISE VAJADUS

Ilma meetodita tegutsemine on halb, kuid meetodi ebamõistlik rakendamine on samuti halb. Arendusmeetodi kasutamisel on paindlikkus hädavajalik. Konkreetselt tuleks arvestada, et:

- Ükski meetod ei tohiks olla tingimusteta ette antud. Meetodi rakendamisele peaks alati eelnema otsustus – valik. See on oluline, sesttöö tegemiseks on tihti rohkem kui üks võimalik meetod.

- Süsteemi suurus on meetodite valikul oluline. Probleemid tekivad sageli just sellest, et projekti tähtsust rõhutades rakendatakse liiga keerukat, liiga „rasket” meetodit. (See ei rakendu meetodi õppimisele).

Tuleks vaadata, kas meetodist saab kasutada lihtsustatud versiooni. (Vrdl. mitmesugused lihtsustatud kohtumenetluse vormid).

- Sageli on meetod projekteeritudlaiendatavana. Mitmetes programmeerimiskeeltes on ette nähtus keele kohandamiseks või laiendamiseks (uute keelekonstruktsioonide lisamine,alias,preprocessorja makrode võimalused jm.). Diagrammide tüüpe määravad meetodid võivad lubada tähistuste lisamist või kohandamist. Elutsükli (life cycle) meetodid võivad lubada modifikatsioone projekti etappide nomenklatuuris. Neid võimalusi tuleks kasutada.Meetodi kohandamineon väga oluline.

12. MEETOD JA PROFESSIONAAL

Meetodi küljes ei tohiks rippuda. Tõelist professionaali iseloomustab vabadus meetodite valikul. Professionaal tunneb erinevaid meetodeid ja oskab neid õigetes olukordades rakendada.

13. ARENDUSMEETODID IT-FIRMA KONKURENTSIEELISENA

Unikaalsed oskused ja teadmised võivad olla oluliseks või isegi määravaks konkurentsieeliseks. Ettevõte, kes loob või omandab parema tootmisprotsessi, omandab sellega eelise konkurentide ees. Süsteemiarenduses sõltub siiski palju konkreetse turu iseärasustest. Kui tellija ei nõua arendusmeetodi olemasolu, siis võib põhjalikku arendusmeetodit rakendav firma meetodite tegutsejaga võrreldes sattuda isegi halvemasse olukorda.

Kaks teed arendusmeetodite kasutuselevõtmiseks IT-firmas:

- võtta mujalt üle (erialasest kirjandusest, koolitustelt, konkurentidelt);

- luua ise.

14. ARENDUSMEETODITE ÜHTLUSTAMISE VAJADUS

Unikaalse arendusmetoodika puuduseks võib olla selle mitteühilduvus koostööpartnerite arendusmetoodikatega. Kui projektis teevad koostööd mitu firmat või organisatsiooni, siis on ju äärmiselt oluline, et ei pea elementaarseid asju hakkama üle kontrollima (arendusmeetod on ka suhtlemiskeele rollis arendusprojektis osalejate vahel). Selle tõttu on arendusmetoodikat võimalusel mõistlik välja töötada üheskoos koostööpartneritega. Näiteks DSDM meetod on välja töötatud UK IT-firmade ja arendustööde suurklientide konsortsiumi ühistööna.

15. MEETODITE VALIK KONKREETSESSE ARENDUSPROJEKTI

Suuremas arendusfirmas, kus on kompetents mitmete erinevate arendusmeetodite kasutamiseks ja teisest küljest, projektid on erinevad, tekib küsimus projekti jaoks õige(te) arendusmeetodi(te) valikust. Väga heaks näiteks on IBMis välja töötatud süsteem, mis on kirjeldatud Cameroni artiklis (vt. Kirjandus).

16. OLULISI TEETÄHISEID INFOSÜSTEEMIDE ARENDUSMEETODITE ALAL

-No silver bullet. F. Brooks, 1987, artikkelNo Silver Bullet: Essence and Accidents of Software Engineering. Hõbekuuli, s.o. maagilist vahendit tarkvaraarenduse protsessi raskuste kõrvaldamiseks ei ole.

-Rational design process: how and why to fake it.D. Parnas, 1986. Arendusprotsess on süvaolemuselt loominguline, kuid seda on mitmel põhjusel mõtet näidata välja ratsionaalsena (süstemaatilisena).

- Prototüüpimine ja evolutsiooniline arendusmudel. Erinevad autorid, 1980ndad. Süsteemi arendamine käib läbi mitmete versioonide.

- Ekstreemprogrameerimine. K. Beck, 1990ndad.

PROBLEEMID/HARJUTUSED

1.Küsitlege inimest, kes tegeleb mingi tööga. Kas ja millist meetodit ta kasutab? Kas ta arvab, et see on õige viis töö tegemiseks? Kust meetod pärit on? Kas kaastöötajad töötavad sama moodi või kasutavad teisi meetodeid?

2. Uurige IT lahenduste või infosüsteemidega arenduse tegelevast firmast järele, milliseid arendusmeetodeid nad kasutavad. Leidke TLÜ Informaatika osakonna kodulehelt magistritööd, kus uuriti arendusmeetodite kasutamist Eesti IT-firmades. Milliseid arendusmeetodeid Eesti firmad kasutavad? Milliseid probleeme arendusmeetodite ala uurimus välja tõi?

3. Tutvuge mõne meetodiga ning selgitage välja meetodi struktuur: millised on meetodi alusidee(d)? millised on põhimõisted meetodis? milliseid notatsioone, töövahendeid jms. meetod pakub?

4. Leidke kaks sama või osaliselt kattuva rakendusalaga meetodit ja võrrelge neid.

KIRJANDUS

MacCormack, A. (2001) How Internet Companies Build Software.Sloan Management Review, 75-84. – Tarkvaraarenduse uuematest meetoditest.

Sprott, D. (2000) Componentizing the Enterprise Application Packages.Communications of the ACM, 4, 63-69. – Komponentide-põhine arendus.

Baster G., Konana, P., Scott, J. (2001) Business Components: A Case Study of Bankers Trust Australia Limited.Communications of the ACM, 5, 92-98. – Komponentide-põhine arendus.

Cameron, J. (2002) Configurable Development Processes.Communications of the ACM, 3, 72-77. – Aren­dus­meetodite konfigureerimine; IBM'i käsitlus.Soovitatav.

Truex, D., Baskerville, R., Travis, J. (2000) Amethodical systems development: the deferred meaning of systems development methods.Accounting, Management & Information Technology, 10, 53-79. – Kas süsteemiarendus peab alati olema meetodikohane?

PRAKTIKUM 5  | Protsesside parendamine

Ülesanne 3 (IDEF0) täiendatud versioonide läbivaatus (vajadusel)

Ülesanne 4  Äriprotsessi modelleerimine (ujumisradade meetod) läbivaatus

Ülesanne 5  Parendamise ja IT toetuse võimaluste leidmine protsessis

Vt ka Protsesside parendamine | NÄITEID.

Vt ka Protsessid logistikakeskuses (artikkel)

LOENG 4 | Protsesside IT toetus; protsesside parendamine

SISUKORD

Protsess
Tüüpilised probleemid protsessiga
Viis astet protsessi täiustamiseks
Aste 1. Protsessi mõistmine
Aste 2. Tõsta protsessi veakindlust
Aste 3. Õgvenda ja kiirenda protsessi
Aste 4. Mõõda ja vähenda protsessi kõikuvust
Aste 5. Tee täiustamine protsessi juhtimise püsivaks osaks
Ohud protsessi täiustamisel
Protsessiuuendus
Protsesside täiustamise iseloom turumajanduse keskkonnas
Protsesside täiustamine ja organisatsiooni kultuur
Inimtegevuse infotugi
Automatiseerimine
Probleemid/harjutused
Kirjandus

Näide praktikast: Riigi infosüsteemi kataloogi ja kooskõlastuste protsessimudel (22.09.2014)

Vt ka Uusi arenguid protsesside modelleerimisel.

BizAgi protsessimodelleerimise töövahend

1. PROTSESS

◦ Protsess on rühm tegevusi (protsessi samme), mis on suunatud ühe eesmärgi saavutamisele. Näiteks: toote valmistamine, uue töötaja töölevõtmine, tellimuse täitmine.
◦ Iga tööd saab vaadelda protsessina. Et organisatsiooni töö toimub protsesside näol, siis saab tööd paremaks teha just protsesside täiustamisega.

2. TÜÜPILISED PROBLEEMID PROTSESSIGA

◦ Ebapiisav ettekujutus protsessi toimimisest
◦ Ebapiisav ettekujutus sellest, kuidas protsess peaks toimima
◦ Vead protsessi sammude täitmisel
◦ Ei tehta ennetavaid tegevusi (nt. seadmete hooldus, töö planeerimine, tarnijate tausta kont­roll)
◦ Mittevajalikud tegevused, kaod, ressursside liigne kulutamine
◦ Kõikuvus protsessi sisendites (nt. tooraine kõikuv kvaliteet)
◦ Kõikuvus protsessi väljundites (toote või teenused taseme kõikumine).

» Näide “Müügi protsess” Klienditeenindusprotsessi analüüs kaubandusettevõttes.


Protsessi kirjelduse seos töötajate tasustamise süsteemiga. Tegevuse edukust määravad kriitilised tegurid (iga sammu juures). Protsessi mudel kui töötajate koolituse plaanimise vahend ja koolitusmaterjali kokkupaneku üks aluseid.

» Näide “Protsesside kirjeldamise seisund”

Ettevõtte kõigi protsesside kaardistamine võtab aega. Tähtis on omada ülevaadet.

» Näide “Ametikirjeldused”


Protsessi kirjeldamise üheks väljundiks on ametikirjeldused. Seaduse nõuded. Ametikirjelduses tavaliselt kasutatav detailsusaste. Ametikirjelduse tüüpilised osad.

» Näide “Oracle äriprotsessid”


Kriitilised edu tegurid (vrdl. Rockart’i artikliga). Tulemusnäitajad e. -mõõdikud.

Ühtse Hindamisemudeli komponendid.

Ühtne Hindamismudel (Common Assessment Framework CAF). CAF on „vahend enesehindamise ja kvaliteedijuhtimise juurutamise toetuseks Euroopa Liidu avalikus sektoris. CAF on koostatud kõigi 15 Euroopa Liidu liikmesriigi avaliku halduse eest vastutavate isikute mitteametliku koostöö raames ning Euroopa Kvaliteedijuhtimise Sihtasutuse (EFQM) poolt loodud organisatsiooni täiuslikkusmudeli ning Speyeri kvaliteediauhinna alusel.“ Vt nt http://primus.archimedes.ee/system/files/oppekava/caf.pdf. CAFi on üritatud kasutada ka Eesti avalikus sektoris.

3. VIIS ASTET PROTSESSI TÄIUSTAMISEKS

1. Saada protsessi tegelikust toimimisest õigesti ja põhjalikult aru.
2. Tõsta protsessi veakindlust.
3. Õgvendada ja kiirendada protsessi.
4. Mõõta ja vähendada protsessi kõikuvust.
5. Muuta parendamine jätkuvaks.

4. ASTE 1. PROTSESSI MÕISTMINE

- Kuidas töö käib?
- Mida protsess peab välja andma?
- Kes on protsessis kliendid?
- Mida kliendid soovivad?
- Milline on parim teadaolev viis protsessi läbiviimiseks?

Oluline on ühtne terminoloogia. Protsessiga kokkupuutuvad töötajad (täitjad, sidusprotsesside täitjad) ei tohiks rääkida omavahel haakumatutes terminites.

Üks peamisi abivahendeid protsessi mõistmisel on protsessi kirjeldamine. Protsessi kirjeldami­ne (modelleerimine) ei ole eesmärk omaette. Kirjeldust on otstarbekas esitada nii skeemina kui ka tekstina, nii, et need üksteist täiendaksid.

Protsessi skeemi koostamisel on mitmeid eeliseid:
- Üksik töötaja näeb tavaliselt ainult temasse otseselt puutuvat protsessi osa, protsess kui tervik jääb nähtamatuks. Vaja on ühiselt nähtavat pilti.
- Kui protsessi diagramm koostatakse töörühmas ühiselt, siis tekib ühine arusaamine protsessi sammudest ja nende järjekorrast, algus- ja lõpp-punktidest, sisenditest ja väljunditest, klientidest ja tarnijatest.
- Protsessi diagramm võib dokumenteerida senist seisundit, enne muutuste tegemist. Väljundi mõõtmine enne ja pärast muutusi aitab näidata parendusi ja võimalikku kulude kokkuhoidu.
- Saab märgata üleliigseid samme, hinnata väärtust, mida iga samm lisab.
- Protsessi kirjeldus on uute töötajate väljaõpetamise vahendiks.

Kuidas protsessi kirjeldada?
Protsessi kirjeldamise meetodeid on palju. Hea kirjeldusviis peaks andma kirjeldusi, mis on:
- paindlikud, muudetavad
- kiiresti haaratavad
- tekitatavad ja muudetavad vahetult rühma töö ja arutelu käigus
- piisavalt suured (füüsiliselt) analüüsimiseks korraga kogu rühma poolt
- professionaalse esteetikaga, sõltumata koostajate käekirjast ja joonistamisoskusest.

Hea esitusviis peab olema ka lihtne, odav ja kergelt õpitav. Nendele nõuetele vastab teiste seas nn. seinatehnika.

Leia ebakõlad, mittehaakumised, too välja ilmsed probleemid. Protsessi kirjeldust või mudelit uurides ilmneb pea alati probleeme, mida ei ole märgatud, kuid mida saab suhteliselt kergesti lahendada.


Protsesside hindamine ettevõtte arendusüritusel

Leia klientide vajadused, samuti protsessis osalejate vajadused. Oluline on keskenduda protsessi otstarbele. Enamasti on protsessil kindel klient või klientide rühm. Kuid olulised on ka protsessi täitjate vajadused. Vaimne ja füüsiline hügieen tööprotsessis. Töökeskkond.
Kavanda soovitav, standardne protsess. Peaaegu alati on võimalik protsessi täiustada. Standardus tähendab seda, et kõik töötajad hakkavad kasutama ühtsustatud töövõtteid. Selle tulemuseks on tavaliselt toote või teenuse kva­li­tee­ditaseme tõus.

5. ASTE 2. TÕSTA PROTSESSI VEAKINDLUST

Selgita välja vead. Millised vead tekivad protsessi sammudes? Mõtle, mis võib protsessi sammu juures minna valesti. Hakka koguma andmeid vigade kohta. Tee protseduurid veakindlamaks.
Kaaluda:
- Kas sammude järjekorra muutus ei väldiks vigu?
- Kas info organisatsiooni või esituse muutusega (dokumendivormi, veebilehe struktuuri muutmisega) ei saaks vigu vältida?
- Kas kontrollnimistu (checklist) ei väldiks vigu?
- Kas selged, graafiliselt kujundatud ning silmatorkavalt välja pandud juhised ei väldiks vigu?
- Võib-olla saab kavandada põhimõtteliselt erineva protseduuri, mis on rohkem veakindel?
- Kas seadmete, töökohtade, kaustade paigutuse muutus ei aitaks vigu vältida?
- Kas vea vältimist või avastamist ei saa arvutile anda?

6. ASTE 3. ÕGVENDA JA KIIRENDA PROTSESSI

- Millised protsessi sammud ainult kõrvaldavad eelmistel protsessi sammudel tehtud vigu? Kas protsessis eespool tekkivaid vigu ei saaks vältida?
- Kas protsessis on samme, mis on põhjustatud ainult liiga suurest, põhjuseta ettevaatusest või usaldamatusest? Kas saaks midagi teha usaldamatuse kõrvaldamiseks?
- Kas protsessi kõik sammud annavad tootele või teenusele midagi juurde? Kas saab mõne sam­mu lihtsalt ära jätta, kahjustamata toote või teenuse väärtust? Protsessidel on omadus aja jooksul kasvada, muutuda keerukamaks. Sammud, mis ei ole enam vajalikud (ei lisa väär­tust), jäävad liiglihaks sisse.
- Millised on vaheladude suurused ja ooteajad protsessi sammude juures? Kas ja kuidas neid saaks vähendada? Kui palju kulub aega tellimuse andmisest tarne teostamiseni? Kas see aeg rahuldab klienti?

7. ASTE 4. MÕÕDA JA VÄHENDA PROTSESSI KÕIKUVUST

Iga protsessi väljund kõigub (varieerub) mingil määral. Harva on võimalik kõikumist täielikult kõrvaldada. Kuid harilikult on võimalik kõikuvust vähendada.
Vaata, kus erinevad tingimused või protseduurid viivad erinevate tulemusteni.
- Kas üksikute töötajate töö kvaliteet erineb?
- Kui suur on vahe kogenud ja uute töötajate jõudluse vahel?
- Erinevatest seadmetest põhjustatud erinevused protsessi tulemustes?
- Erinevad mõõtmisvahendid? Erinevad kontrollijad? Erinevad materjalid?
- Erinevad toimimistingimused?

Milliseid erinevusi võib kõrvaldada? Näiteks väljaõpe ning juhenddokumentatsioon võivad vähendada erinevusi operaatorite või inspektorite tulemuslikkuses. Tarnijate hoolikam valik võib vähendada protsessi sisendite kõikuvust.
Eksperimenteerimise vajalikkus.

8. ASTE 5. TEE TÄIUSTAMINE PROTSESSI JUHTIMISE PÜSIVAKS OSAKS

- Kas protsessis on tagasivaatava analüüsi ja/või auditi sammud?
- Kas väljaõpe ja täienduskoolitus protsessis vajalike oskuste osas on järjepidev?

9. OHUD PROTSESSI TÄIUSTAMISEL

Protsesside kirjeldamisel võib ette tulla raskusi, sh.:
- analüüsi ja tegutsemise eraldatus (uuritakse ja analüüsitakse, kuid tulemusi ei kasutata, et midagi muuta)
- vastupanu muutustele
- pealiskaudsus
- kriitiliste piirkondade vältimine, keskendumine sellele, mis on ohutu ja mugav.

Ei ole ühte, õiget ja täielikku protsessikirjeldust. Võimalikud on erinevad vaatepunktid.
Tegevuste korduvus ja ainulaadsus
- Sageli korduvad tegevused
- Harvemini korduvad tegevused
- Erandjuhud (võib eristada erandjuhte, mida suudetakse ette näha ja selliseid, mida ei suudeta ette näha).
- Rutiinsed tegevused
- Tegevused, milles iga juhtum on milleski erinev
- Unikaalsed (ainukordsed) tegevused.

Tihti arvatakse, et mõni tegevus on ainulaadne (igal konkreetsel juhul erinev) ja seetõttu ei ole võimalik või ei oma mõtet tegevust kirjeldada ja analüüsida. Sageli eksitakse ka tegevuse esinemissageduse hindamisel.

Oma protsessi kirjeldamine (viis aspekti protsessi kirjeldamisel)
1. Mis on? (oma kogemus) >> Töölõigu kirjeldus - nii nagu on
2. Võrdlus teiste ettevõtetega. Koguda infot ja analüüsida: Kuidas tehakse teistel? >> Töölõigu kirjeldus - nii nagu on teistel (teiste kogemus)
3. Võrdlus standarditega/nõuetega, sh. kvaliteedisüsteemi kirjeldusega Millised on nõuded? >> Nõuded - nii nagu on nõutud
4. Teooria. Võrdlus teooriaga, kirjandusega jms. >> Teooria soovitused - nii nagu peaks olema
5. Oma ideed ja arendused >> Oma ideed - nii nagu ise mõtleme

Kõige ülalesitatu tegemine nõuab aega
Arenduseks eraldatud ressursside otstarbeka kasutamise vajadus. Ressursside suunamise võimalikud põhimõtted:
- esmalt parendada neid protsesse või protsessi samme, kus on kõige suuremad riskid
- parendada neid protsessi samme, kus investeeringu tootlus on suurim
- alustada parendamist sealt, kus on kõige kergem alustada.

10. Protsessiuuendus

(Process innovation) äri-, töö- või tarbimisprotsessi paremaks muutmine. Infotehnoloogial ja infokorraldusel on protsessiuuenduses tähtis roll. Uued infotehnoloogiad võivad võimaldada:
° protsessi geograafilise ulatuse suurendamist (nt saab võimalikuks osutada teenust teisel mandril olevale kliendile)
° protsessi sellist kiirendamist, mis tähendab protsessi kvalitatiivset (olemuslikku) muutumist (nt avalduse töötlemise aja vähenemine kahelt nädalalt kahele tunnile)
° toodete ja teenuste kvalitatiivselt uut spetsialiseerumist ja kliendile kohandamist (nt seniseid standardtooteid saab osta konkreetsele kliendile kohandatult) (mass customisation, personaliseerimistehnoloogiad)
° tõsta protsessi täpsust või teisi kvaliteediomadusi niivõrd, et tehnoloogia või lõpptoode muutub atraktiivseks ja kasutatavaks
° koostööd ja koordinatsiooni, mis varem ei olnud võimalik; tänu sellele on töökogumeid võimalik jagada väiksemateks tööpakettideks; spetsialiseerumise võimalus ja läbi selle – parema kvaliteedi ja efektiivsuse saavutamine
° väärtusahelast laiema osa mõjutamine (nt nn kiire reaktsiooniga tarnesüsteemid kaubanduses).

11. PROTSESSIDE TÄIUSTAMISE ISELOOM TURUMAJANDUSE KESKKONNAS

- Stabiilses keskkonnas (nt. riigiasutus, mille funktsioon on selgelt välja kujunenud ja muutused ülesannetes, sotsiaalses ja tehnoloogilises keskkonnas on aeglased – tänapäeval on selline organisatsioon kindlasti erandiks) ei ole protsesside uuendamine oluline.
- Turumajanduses: riskimise, proovimise vajadus.
- Edukas käitumine (efektiivsed protsessid) selekteeritakse välja.
- Kohanemise ja teerajamise dialektika. Ettevõte peab ühest küljest kohanema turu nõudlusega; teisest küljest – peab ka üritama muuta turu reegleid (uute turgude loomine uute toodete läbi).

12. PROTSESSIDE TÄIUSTAMINE JA ORGANISATSIOONI KULTUUR

- Erinevused töökultuuris on nii riikide, firmade kui ka tegevusalade vahel. Võrdle erinevusi Saksa, Eesti, Vene, Soome töökultuuride vahel.
Näide. Rahvusvaheline kontsern käivitas ühes Ida-Euroopa riigis tehase, importides tehase juhtkonna Lääne-Euroopast. Viie aasta möödudes oli kavas ettevõtte juhtkond välja vahetada kohapealse vastu. Investeerimisekspertide hinnangul vähendas selline perspektiiv ettevõtte turuväärtust (ennustati ettevõtte turuosa vähenemist juhtimiskompetentsi languse tõttu).
Eestis on protsessiuuendus suhteliselt nõrgal tasemel? Parem on olukord rahvusvahelistes firmades, kus on lihtsam oskusteavet välismaalt Eestisse üle kanda. Suhtumine: töö protsess on suuresti töötaja enda mure (palgatakse ootusel, et ühelt poolt on palk, teiselt poolt tööülesannetega iseseisvalt hakkama saamine).

13. INIMTEGEVUSE INFOTUGI

Inimtegevuse infotugi infokäitluse parendamise stra­teegiana väärib kindlasti omaette vaatlust. Projekteerida (kavandada) prot­sess ning panna inimene se­da täitma on ainult üks suund. Efektiivse tulemi saamiseks tuleb lähtuda ka ini­mesest. Individuaalsed erinevused (inimese individuaalsus). Prot­ses­sikeskses infotöötlussüsteemis on inimesed ja arvutid ettemääratud protsesside täitjad.
Ini­mese­kesk­selt ülesehitatud süsteemis navigeerib inimene (vahel väga infoküllases) informatsioonilises keskkonnas suhteliselt vabalt. Keskpunkti muutus protsessilt inimesele annab sageli täiesti erineva üles­ehi­tu­se. [Näited] Inimese tahtevabadust või vähemalt käitumise olulist vari­ee­ru­vust eeldatakse. Mida tähendab see infotoe arendajatele? Süsteemid, prog­ram­mid ja infotooted peavad pakkuma funktsionaalsuse valikulise, mitmeviisilise ka­su­tamise võimalust. [Näited]



Information foraging — kütluse-koriluse taasilmumine inforikkas ühiskonnas. Kahte liiki probleeme: a) informatsioonilise keskkonna kujundamine; b) selles keskkonnas efektiivne liikumine. [Teadusuu­rin­gute tulemusi]

IT süsteemide erinevad liigid võivad eelistada kas prot­sessikeskset või ini­me­se­keskset struktuuri. Infoarhitektuuri suund on selles mõttes pigem inimese­keskne kui protsessikeskne.

14. Automatiseerimine

Inimtöö asendamine masina "tööga", masina toimimisega. Lihtsaimaks näi­teks on makro sal­ves­ta­mi­ne mõne lihtsa, kuid korduva, käsitsi sooritatava ope­rat­si­ooni jaoks teks­ti­tööt­lussüsteemis. Suuremõõtmeliseks näiteks on ter­ve elukutse kadumine arvutisüsteemide kasutuselevõ­tu tulemusena.

Mis on au­to­ma­ti­see­ri­mi­se juures olulisteks mo­mentideks?

Automatiseerimine nõuab tehnilisi vahendeid ja oskusi Makro sal­ves­ta­mi­ne ei ole keeruline, kuid vähegi ulatuslikuma makrode kogumi haldamine nõu­ab plaa­nimist, kindlat süsteemi ja eraldi tähelepanu.

Automatiseerimine on võimalik ainult teatud piirini Eraldiseisvat ope­rat­si­oo­ni, mille struktuur on mõistetav ja regulaarne, on lihtne automatiseerida. Ope­rat­sioonide komplekside, samuti vabama struktuuriga tegevuste auto­ma­ti­see­ri­mine on keerukas.

Paindlikkuse kadumine Automatiseerimine võib kaasa tuua paindlikkuse ka­dumise ja lõpp­kok­ku­võt­tes madalama kvaliteedi.

Väiksemad kulud, suurem täpsus Samas võib automatiseerimine alandada kulusid ja saavutada suuremat tehnilist täpsust. Automatiseerimine võib nii tõs­ta kui ka alandada operatsiooni kvaliteeti.

Automatiseerimine võib võtta aega Automatiseerimine ja de­au­to­ma­ti­see­ri­mi­ne (tagasiminek inimtööle) nõua­vad harilikult aega. Kahte süsteemi kõrvuti toi­mimas hoida on harilikult kulukas (e-pangandus ja inimtelleri kaudu klien­di­teenindus).

Osaline automatiseerimine Täielik automatiseerimine ei ole kaugeltki alati võimalik. Sageli on ots­tar­be­kas jätta osa funktsioone inimese teha.

Automatiseeritud töötlus ei ole alati inimtööga samaväärne Mehhaaniliselt (temp­liga) või infotehnoloogiliselt (printeriga) allkirjastatud kiri ei ole sama­väär­ne isiku omakäelise allkirjaga, kas siis, kui tehniliselt on allkirjajäljendid ras­kesti eristatavad. E-õpe ei ole samaväärne klassiruumis toimuva õppega, jne. Inimkäega tehtud tööd (hand made) loetakse tänapäeval reeglina väär­tus­li­ku­maks kui masinaga tehtut.

Majanduslik tasuvus ja töötluse maht Automatiseerimise majanduslik ta­su­vus sõltub automatiseeritava töötluse mahust ja maksumusest. 10 do­ku­men­di töötluseks ei ole vaja erilist süsteemi; 100 dokumendi töötluseks on vaja ju­ba teatud süsteemi; 1000 dokumendi tööt­lusel tekib vähemalt mõnede ope­rat­si­oonide automatiseerimise küsimus ju­ba teravalt; 100, 000+ dokumendi töötlus nõuab mitte ainult auto­ma­ti­see­ri­mist vaid ka piisavat jõudlust. Iga ma­hu­aste toob kaasa uusi rõhuasetusi.

Probleemid/harjutused

1. Infotoe kavandamine kasutaja töö- või tarbimisprotsessile.

1. Operatsiooni, tegevuse või töö automatiseerimisvõimaluste otsing ja analüüs. Lahendusidee väljatöötamine.

KIRJANDUS

Jaikumar, R. (1996) When More is Less: A Minimalist Architecture for Manufacturing. European Management Journal, 14, 5, 433-441. – Harvardi ülikooli professori meetod tootmissüsteemide korraldamiseks, nii, et infotöötluse vajadus on väiksem.

PRAKTIKUM 4 | Protsesside modelleerimine (ujumisradade e swimlanes meetod)

Ülesanne 3 Äriprotsessi modelleerimine (IDEF0) läbivaatus

Ülesanne 4 Äriprotsessi modelleerimine (ujumisradade e swimlanes meetod)

Olulisi punkte modelleerimisel

- Mudeli koostamisel on praktiliselt vältimatu visuaalse kujutise (skeemi) ja teksti (tekstiliste kommentaaride) kooskasutamine. Skeem üksi reeglina ei suuda kujutatava objekti olemust ja kõiki olulisi struktuurseid seoseid vaatajale õigesti edasi anda.

- Teisest küljest ei piisa mudeli teksti kujul esitamisest. Visuaalne esitus on teatud küljest oluliselt efektiivsem kui tekstiline.

- Infosüsteemide ehitamise eesmärgil tehtavas modelleerimises on vahetegemine objektide, tegevuste (sh. sündmuste) ja isikute vahel. Tehnilist laadi diagrammil tuleks kindlasti kasutatavast notatsioonist (tähistuste süsteemist) kinni pidada.

- Näiteks, IDEF0 diagrammil ei tohi kasti (protsessi süsmbol) sees olla nimetus ‘LADU’. Tegevus või protsess peaks olema väljendatud tegusõna või öeldise funktsiooniga sõnade grupi abil. Õige on niisiis ‘KAUBA TELLIMINE’, ‘LAO INVENTUUR’ jms.

- Reaalsete protsesside modelleerimine näitab, et kõrvaltvaataja ei suuda ilma protsessi tundvate inimestega konsulteerimata adekvaatset protsessikirjeldust teha. Ka kõrvaltvaatajale põhijoontes selge protsessi – nt. matusebüroo tegevuse – tegelikus korralduses on detaile, mis tulevad esile alles protsessi tehnilise mudeli koostamisel ja selle läbivaatamisel koos protsessi tegelike täitjatega.

- Hea mudeli tegemiseks on reeglina vaja mitut läbivaatust ja vastavalt sellele ka mitut versiooni. Modelleerimistööd ei tehta ühe istumisega. Vrdl. tänapäevane käsitus tarkvaraarendusest – süsteeme tehakse läbi mitmete tsüklite (evolutsioonilised arendusmudelid).

- Mudelis kujutatava detailsusaste tuleks enamasti hoida ühtlasena. Näiteks, kui autoremondiettevõttes on peamisteks osakondadeks müügiosakond, remonditsehh ja ladu, siis ettevõtte toimimist kujutavas mudelis peaks kõigi kolme allüksuse tegevus olema võrdse detailsusastmega avatud.

- Ülaltoodud põhimõtte kõrval tuleks siiski järgida ka põhimõtet, et diagrammil kujutatakse ainult olulisi objekte. Kui protsesside modelleerimise eesmärgiks on tootmistsehhi jaoks IT lahenduse tegemine, siis tuleks raamatupidamisosakond jätta vaatluse alt välja, näidatus küll seosed raamatupidamissüsteemiga (või ettevõtte integreeritud infosüsteemis – seosed raamatupidamismoodulitega).

Protsesside parendamine | NÄITEID

 IFI6068  ◦  Sissejuhatus infosüsteemidesse  ◦  Sügissemester 2014

ÜLESANNE 4 | ÄRIPROTSESSI MODELLEERIMINE (ujumisradade e swimlanes meetod)

1. Tutvuge protsesside modelleerimisel kasutatava nn. ujumisradade (swimlanes) meetodiga.

3. Valige modelleerimiseks mõne reaalse või kujutletava ettevôtte vôi organisatsiooni tegevuse üks lõik. Kõige parem, kui selleks lõiguks oleks terviklik (äri)protsess. Näiteks: riigihanke menetlus (üks vorm või isegi ainult selle osa); kaupade vastuvõtmine ehitusettevõtte kesklattu ja sealt edasisaatmine ehitusobjektidele vms. Koostage ujumisradade (swimlanes) meetodit kasutades protsessi mudel.

Nõuded

Diagramm vôib olla vormistatud käsitsi vôi arvutiga; môlemal juhul peab vormistus olema korralik, professionaalne.

Lisage diagrammide kohta kokkuvôtlikud kommentaarid (teksti vormis). Esitage ka oma arvamus meetodi kohta (millised on modelleerimismeetodi tugevad ja nõrgad küljed?).

Vormistus: Tiitelleht – Swimlanes diagramm – kommentaaride leht.

Ülesande võib lahendada üksinda või kuni kolmeliikmelises rühmas.

Esitamise tähtaeg: üks nädal alates ülesande andmisest.

Näited. STORK 2.0 (Secure Identity Across Borders Linked) D4.1 First version of process flows vt Figure 1 jj



Vt ka Protsesside modelleerimine | NÄITEID.

PROTSESSIDE MODELLEERIMINE | NÄITEID

PRAKTIKUM 3 | Protsesside modelleerimine (IDEF0)

Ülesande 2 (Infovajaduste väljaselgitamine - intervjuud) läbivaatus

Ülesanne 3 Äriprotsessi modelleerimine

Vt protsessianalüüsi käsiraamatut "Avaliku sektori äriprotsessid" (külgriba jaotises "Töövahendite indeks").

Tegevuslubade elektrooniline menetlus. Näide IDEF0 kasutamisest praktikas.

LOENG 3 | Protsessid ja nende uurimine

Eesmärk

• Infovajadused tekivad reeglina seoses inimese või inimeste grupi tegevusega
  
• Kaks peamist analüütilist dimensiooni ehk vaadet infotöötlusele: 1) andmed (info); 2) tegevused (funktsioonid, protsessid).
  
• Äriprotsessi mõiste. Tööprotsess. Tarbimisprotsess. Tegevus, operatsioon. Äri- ja tööprotsesside analüüsimise, kirjeldamise, disainimise, parendamise tähtsus.
  
• Protsesside kirjeldamise, spetsifitseerimise vahendid – protsesside modelleerimise tähistussüsteemid (notatsioonid, modelleerimiskeeled).
  
• Näiteid protsesside kirjeldamise keeltest: Soome riiklik standard, IDEF0, BPMN (Business Process Modeling Notation).
  
• IDEF0 meetodis kasutusel olevad tähistused.
  

Sisukord

Tööprotsess - Kirjelduskeeled - Protsessi informatiseerimine - Täieliku info printsiip - Info tekke- ja kasutuskohad on ajas ja sageli ka ruumis eraldi­seis­vad - Informatiseerimisega protsess muutub - Protsesside modelleerimine IDEF0 meetodi abil - Kirjandus

1. Tööprotsess

Töösüsteemis toimuvate tegevuste terviklik struk­tuur. Töö­prot­sessi all ei tu­le mõis­ta mitte ainult ide­aal­prot­sessi (kavandatud töö­prot­ses­si) vaid ka kõiki te­ge­likult töö­prot­sessis toi­mu­vaid tege­vu­si. Tege­vus­teks või­vad olla füüsilised ope­ratsioonid, aga sa­mu­ti suht­le­mi­ne, info tööt­le­mi­ne, otsuste tege­mi­ne, mõt­lemine. Töö­prot­ses­sid võivad olla vähem või rohkem struk­tu­ree­ritud ja määratletud. Mõned näited:

Saksamaa XML varamu protsess

XML varamu kavandatud protsess RIHAs

ISKE Light protsess

Mudeli-põhine menetlus RIHAs (kavand)

Teabenõude esitamine ja täitmine

Infosüsteemide "harmoniseerimine"

2. Kirjelduskeeled

Kuidas in­fo­süs­teemi kir­jel­da­da? See on raske küsi­mus. Mõist­lik tundub ole­vat va­het te­ha teh­ni­li­se ja mit­te­teh­nilise kirjelduse vahel. Tehniline kir­jel­dus ka­su­tab reeglina kind­lat, suurema või väiksema for­ma­li­see­ri­tus­ast­me­ga kir­jel­dus­keelt (keel on ette "pro­jek­tee­ri­tud" teatud ob­jek­ti­de klas­si kir­jel­da­mi­seks). Mit­te­teh­niline kir­jel­dus on kirjel­dus­kee­le va­li­kul vaba. (Va­ba mit­te selle tõttu, et mõnda teh­ni­list keelt ei tun­ta, vaid põhimõtte pä­rast). Sa­ge­li ka­su­ta­tak­se loo­mulikku keelt, eriti me­ta­foo­re. Süs­tee­mile on ta­valiselt vaja luua nii teh­ni­li­ne kui ka mit­te­teh­ni­line kirjel­dus. Äri­süs­tee­mi­de op­ti­maalse kir­jel­dus- ja mo­del­lee­ri­mis­kee­le küsi­mus on lah­ti­ne. Ak­tiiv­selt on püü­tud ko­han­da­da UML keelt, kuid vas­tuoluliste tu­le­mus­tega. Paradoks—kas keerukas keeles kirja pan­dud "lihtne" kirjeldus on ikka lihtne? Gray (2004) kirjeldab äri­stra­teegia kon­sul­tat­si­oo­ni­firmas (Boston Con­sulting Group) välja töötatud huvi­ta­vat intra­neti in­fo­süsteemi—Meta­foo­ri­de Ga­le­riid, mis pakub kon­sul­tandi mõt­te­te­ge­vuse er­gu­ta­mi­seks suu­re vali­ku vi­su­aal­set ja tekstilist infot kõi­ge eri­ne­va­ma­telt aladelt—infot, mis võiks tee­ni­da me­ta­foorina äristrateegia kont­sep­tua­li­see­ri­mi­sel.

3. Protsessi informatiseerimine

Protsessi infor­ma­ti­see­rimise all mõistame infotöötluse, infoloome ja –ka­­su­tu­se selgemat väljaeristamist prot­ses­sis, töötluse ja infohulga lisamist (prot­sess hakkab tavaliselt teki­tama ja kasutama rohkem infot), tõhustamist ja opti­meerimist ("mit­tevajalik" info eraldatakse protsessist). Kus kasutatakse protsessis infot? Kus tekib protsessis infot? Kus võiks kasutada infot, kui seda oleks? Kus võiks tekkida infot, mida edaspidi kasutada? Tekib vajadus protsessi liigendada (eristada ja uurida üksikult protsessi sam­me)  >  prot­sessi analüüs. Kas info kasutamine on süsteemne? Kas info ainult käib läbi inimeste mõtetest või saab ka arti­kuleeritud (väljendatud, esitatud)? Kas info töötlemine on kor­ral­datud tea­tud reeglite, korraga > kas protsess on iseenesest kujunev või kuidagi re­gu­lee­ri­tud? Tänapäeval näeme seda kõikjal. informatiseerimine on üle­üldine, globaalne tendents. Põhjused on majanduslikud. Informatiseeritud protsess (kus info­tööt­lus, -loome ka -kasutus on selgelt artikuleeritud, reeglina ka toetatud, info­tehnoloogiliste va­hen­di­te­ga reguleeritud ja (info)süsteemidega tõhus­ta­tud) on reeglina majandusli­kult efek­tiiv­semad vähe­infor­ma­tiseeritud protsessidest. Majanduslik efektiivsus tähendab seda, et informatiseeritud prot­sess majan­dus­li­kus konkurentsis tõrjub mitteinformatiseeritud ja madalalt informatiseeritud protsessid välja. (Aga mitte alati: vt luksuskaupade ma­jan­dus­lik loogika. Informa­ti­see­ri­tud protsesside seas muutub informatiseerimata protsess luksuseks, eksklusiivseks kaubaks). Kuidas informatiseeritud protsessi (reguleeritud, mahuka ja tõhusa infotöötlu­sega protsessi) majanduslik üleolek tekib? üksiku tööoperatsiooni kõrgem efek­tiivsus (vajalik info tuuakse infosüsteemi poolt töö- või kasutuskohale, doseeri­takse, puhastatak­se "mürast" so kasutust infost). Parem koordinatsioon võimal­dab likvideerida oo­ta­mised, tarbetud ettevalmistused ja varud. koguseid saab täpse­malt mõõta. Protsessi kohta tekib rohkem ja paremat infot, millest saab õppida. Täielikum infobaas võimal­dab liikuda, reagee­ri­da kii­remini kui lokaalsema, frag­­men­taar­se­ma infoga kon­kureeriv prot­sess.

4. Täieliku info printsiip

Ter­viklik info on oluliselt tõhusam kui fragmentaar­ne info.  Teatud ala või ob­­jekti kohta kõikehõlma­va info kokkukogumine ja kasutussevõtmine annab sageli hüppelise efekti.

5. Info tekke- ja kasutuskohad on ajas ja sageli ka ruumis eraldi­seis­vad

Vä­he­­­in­for­ma­ti­see­ritud protsessis ei ole tagatud info säilumine, edas­tus muutumatul kujul tekkekohast kasutuskohta. Informati­seeri­mi­se­ga käib alati kaasas mälu arendamine (tehnilised võima­lu­sed in­fo säilitamiseks, infot vastuvõtvate ja säilitavate struk­tuuride ja süs­tee­mi­de loomine) ja kommunikatsiooni areng (info edastamine ajas ja ruumis, inimeselt inimesele, arvutilt arvutile, inimese ja ar­vu­ti vahel).

6. Informatiseerimisega protsess muutub

Infor­ma­ti­seerimine tähendab enamasti ka protsessi korrastamist; ühelt poolt tingib se­da, teiselt poolt põhjustab seda. Protsessi infor­matiseeri­mi­ne muudab inimese positsiooni; samuti erinevate osa­poolte positsi­oo­ne.

7. Protsesside modelleerimine IDEF0 meeetodiga

Kirjeldada olulised elemendid: Väljund (output) – eesmärk, saadus(ed) Sisend (input) ­– materjalid ja andmed; muud eeldused Ressursid (resources) – inimesed, nõutuv oskused, töövahendid jm. ressursid Meetod (method) – tegutsemise põhimõtted või filosoofia, protseduuri kirjeldus või juhend, nõuanded, juhtimine

Kirjandus

Burton, H., Pennotti, M. (2003) The Enterprise Map: A System for Implementing Strategy and Achieving Operational Excellence. Engineering Management Journal, 15, 3, 15-20. – Propageerib ettevõtte äriprotsesside tervikliku kaardistamise--"ettevõtte kaardi" valmistamist. Eriksson, H., Penker, M. (2000) Business Model­ing with UML. Business Patterns at Work, Wiley. Gray, D. (2003) A Gallery of Metaphors. Harvard Business Review, 81, 9, 92-93. – Modelleerimise probleemid; metafooride kasutamine stra­tee­gia­te formuleerimise abina. Heumann, J. (2001) Introduction to Business Modeling Using the Unified Modeling Language (UML). www.therationaledge.com. – Sissejuha­tus äri modelleerimisse UML keele abil. Kim, J., Hahn, J., Hahn, H. (2000) How Do We Understand a System with (So) Many Diagrams? Cognitive Integration Processes in Diagrammatic Reasoning. Information Systems Research, September, 284-303. – Teoreetiline vaatlus sellest, kuidas inimesed mõistavad süs­tee­mi­de mudeleid (diagramme). McDavid, D. (1999) A Standard for Business Architecture Description. IBM Systems Journal, 38, 1, 12-31. – IBM'i ühe uurija meetod "äri arhi­tektuuri" modelleerimiseks. Watson, R., Zinkhan, G., Pitt, L. (2004) Object-Orientation: A Tool for Enterprise Design, California Management Review, 46, 4, 89-110. – Radikaalne käsitus äriorganisatsiooni projektimisest OO meetodite abil.

Tegevuslubade elektrooniline menetlus

Pärnamägi, Illimar (26.05.2010) Majandustegevuse seadustiku üldosa seadus. Elektroonilise menetluse põhimõtte rakendamine. Koolitusmaterjal. Riigi Infosüsteemide Arenduskeskus.

http://www.rmp.ee/ (18.08.2010) Majandustegevuse üldosa seaduse rakendamine maksab üle 14 miljoni.:
"Justiitsministeeriumis ettevalmistatud majandustegevuse üldosa seaduse rakendamisel tuleb riigil põhiliselt kulutusi teha infotehnoloogilisteks arendusteks, milleks kulub eelnõu seletuskirja järgi ligi 14,4 miljonit krooni.
     Kõige enam peab kulutusi tegema majandusministeerium: kaheksa kuni 10 miljonit krooni. Majandusministeeriumi kanda jääb ettevõtete ja riigi ühtse suhtluskeskkonna ehk nõndanimetatud teabevärava arendamine, milleks kulub kolm-neli miljonit krooni. Erinevaid ettevõtlusega seotud registreid koondava majandustegevuse registri arendustööd maksavad viis-kuus miljonit krooni.
     Loodava teabevärava kaudu saab ettevõtja esitada majandustegevusega seonduvaid teateid ja muud informatsiooni, taotleda tegevuslube ning saada majandustegevuse alustamiseks ja teostamiseks vajalikku informatsiooni. Kogu asjaajamine peab tulevikus toimuma üksnes elektrooniliselt.
     Põllumajandusministeerium prognoosis seaduse rakendamise kuludeks ligi kolm miljonit krooni, haridus- ja teadusministeerium 1,2 miljonit krooni ja sotsiaalministeerium alla 200 000 krooni.
     Majandustegevuse üldosa seaduse üldine eesmärk on põhjendamatute piirangute kaotamine ettevõtlusvabadusele ja bürokraatia vähendamine. Seadus jõustub kava järgi 2013. aasta algusest, sest infotehnoloogilised arendustööd võtavad aega mitu aastat."

Äripäev (17.08.2010) Majanduse põhiseadus valmis 3 miljoniga.

Justiitsministeerium (18.05.2010) Majandustegevuse seadustiku üldosa seadus. Eelnõu.


Tegevuslubade andmine. Detailmudel. IDEF0 diagramm.



Tegevuslubade andmine. Üldmudel. IDEF0 diagramm.