Infosüsteemid

Süsteemiarendust käivitavatest sündmustest

Kuidas saavad IT projektid organisatsioonis alguse?

Lihtne vastus oleks, et süsteeme tehakse vastavalt vajadusele. Süsteemi tegemise lähtepunktiks on vajadus(ed) infotöötlust tõhusamaks teha. Kui neid vajadusi tunnetatakse ja arenduse vajadus IT inimeste ja juhtkonna peades kindlama kuju võtab, siis jõutakse lõpuks ühel hetkel punkti, kus tehakse otsus IT vallas suurem töö ette võtta. Süsteemiarenduseks võib siin nimetada mitmesuguseid IT arenduse iseloomuga tegevusi: riistvara väljavahetamine uuema vastu, tarkvara ost ja kohaldamine, rätsepatööna tellitav tarkvaraarendus jms.

Kuid ettevõttes käiv IT arendus ei tavaliselt ühtlaselt kulgev protsess. Suuremaid projekte käivitatakse võib-olla kord aastas või isegi harvemini. Üheks põhjuseks on siin kahtlemata süsteemiarenduse ajaline kontsentreerimine kui tõhus arenduspraktika. Pidevalt arenduses olev süsteem ei ole hästikasutatav. Selle tõttu koondatakse arendusvajadusi ja realiseeritakse neid pakettidena (nn arenduse külmutamise ehk freezing printsiip). Süsteemiarenduse protsessi organisatsioonis iseloomustab seetõttu tsüklilisus – aktiivsemate ja rahulikumate perioodide vaheldumine.

Kuid kas arendusvajadused, vajadused infosüsteemide uuendamiseks kogunevad regulaarse rütmiga? Freezing-mudelis eeldatakse, et süsteemide kasutajatel tekib pidevalt uusi vajadusi, ideid, ettepanekuid muudatusteks. Neid muudatusvajadusi akumuleeritakse ja kui kogum on juba piisavalt suur, siis algatatakse IT arendusprojekti. Vaadates lähemalt süsteemiarenduse kulgu mõnes organisatsioonis pikemas ajamastaabis, võib siiski leida ka hoopis teistlaadi dünaamikat. Nimelt, kui vaadata konkreetseid organisatsioonis läbiviidud projekte organisatsioonis ja selle tegutsemiskeskkonnas samal ajal või enne IT projekti käivitumist aset leidnud olulisi sündmusi või arenguid, siis võib peaaegu leida mõne sündmuse organisatsiooni äristrateegias, töökorralduses või tehnoloogilises keskkonnas, mis on olulisel mõjutanud IT projekti alustamist – ja sageli olnud selle otseseks põhjuseks.



Millised on siis need „triggerid”, IT arendusprotsesse käivitavad sündmused?

Praktikas võime täheldada kõige mitmesugusemaid põhjusi.

Kriitiline sündmus kui arenduse käivitaja

Süsteemiarenduse käivitajaks võib olla kriitiline sündmus. Ettevõtte serveri kõvaketas „lendas” – ja see sai põhjuseks kiirele arendustegevusele – osteti varuserver. Infosüsteemi murti sisse – see motiveeris tõstma IT süsteemide turvataset, jne. Võime näha olukordi, kus vajadusest üksi ei piisa arenduse käivitamiseks; vaja on ka teatud käivitavat sündmust.

Muutused organisatsiooni struktuuris

Kriitilised sündmused on hästi nähtavad, kuid nende osa IT projektide käivitamisel on siiski tõenäoliselt väike. Üheks olulisemaks süsteemiarenduse käivitajaks näivad olevat muutused organisatsiooni struktuuris. Paljud lihtsamad infosüsteemid järgivad oma arhitektuurilt või moodulstruktuurilt organisatsiooni struktuuri. See tähendab, et iga osakond kasutab suhteliselt omaette süsteemiosa. Organisatsiooni struktuuri suurem ümberkorraldamine – mis on tänapäeval küllaltki sagedane – võib seetõttu kaasa tuua infosüsteemide ümberseadmise vajaduse.

Väga sagedased on IT projektid, mis on põhjustatud ettevõtete ühinemisest. Kui kaks ettevõtet ühinevad, siis on vaja liita ka nende infosüsteemid.

Teine oluline süsteemiarendust põhjustav nähtus on ettevõtte tegevusgeograafia laienemine. Mitme tegevuskohaga ettevõttes tekib harilikult kohapealsete osakondade või filiaalide koordineerimise vajadus; peakorter ja osakonnad on vaja siduda ka infosüsteemide kaudu.

Praktikas sõltub ühe või teise süsteemi arendamine sageli ka konkreetse otsustava isiku personaalsetest eelistustest. Organisatsiooni juhi (või osakonna juhi) vahetumine toob seetõttu küllalt sageli kaasa ka uuete IT projektide algatamise.

Muutused organisatsiooni strateegias

Väga oluliseks süsteemiarenduse põhjustajaks ja ka otseseks käivitajaks on muutused organisatsiooni strateegias. Suuremad organisatsioonid, eriti avaliku sektori organisatsioonid ja rahvusvahelised ettevõtted ehitavad oma juhtimise üles strateegilistele kavadele. Organisatsiooni strateegias püstitatakse tavaliselt pikaajalisi eesmärke (1-3 ja enam aastat), mille saavutamiseks on sageli vaja teha toetavaid IT rakendusi. Näiteks, ühes organisatsioonis on strateegilise planeerimise tsükli pikkuseks kolm aastat. Praegu kehtib strateegia aastateks 2004-2006; sellega seatakse organisatsioonile nii tegevussuunad üldiselt kui ka konkreetsed eesmärgid. Ühe strateegilise eesmärgi täitmiseks on organisatsioonis läbi viidud infosüsteemi arendusprojekt; praeguseks on see edukalt lõppenud.

Muutused tehnoloogilises keskkonnas

Arendustöö vajadus võib tekkida ka muutusest tehnoloogilises keskkonnas. Muutused tehnoloogilises keskkonnas võib jagada nn. suurteks trendideks, mille mõju ettevõttele on kahtlemata tugev, kuid mis avalduvad mitte äkitselt, vaid pikema aja jooksul – ja väiksema mastaabiga tehnoloogilisteks muutusteks, mis võivad aga ettevõtte jaoks olla vägagi kriitilise tähtsusega. Suurteks trendideks on tänapäeval kahtlemata traadita side, mobiilse arvutustehnika, geoinfo ja mitmete teiste valdkondade arengud.

Väiksemaks tehnoloogiliseks muutuseks on harilikult tarkvaratoote uue versiooni ilmumine. Infotehnoloogilised tooted arenevad suhteliselt kiiresti. Kui ettevõte on mõne oma olulistest IT süsteemidest rajanud mittestandardsele süsteemitarkvarale või platvormile, siis on IT osakonna jaoks alati väga oluliseks sündmuseks süsteemitarkvara uue versiooni ilmumine. Üleminek süsteemi uuele versioonile võib võtta isegi hüsteerilisi vorme (kui tuletada meelde Windowsi uute versioonide avaldamist 1990ndate teisel poolel).

Näiteks, üks organisatsioon kasutab ühise töökeskkonnana tarkvarasüsteemi, mille uus, peatselt ilmuv versioon ei toeta enam senist andmebaasisüsteemi. Organisatsioon kavatseb selle tõttu minna üle teisele andmebaasisüsteemile ja seda kogu organisatsiooni ulatuses. (Tahetakse vältida erinevate andmebaasisüsteemide koos kasutamist ühes organisatsioonis, sest see suurendab süsteemide hooldamise kulu.) Näeme, et muutus ühe produkti tehnoloogilises keskkonnas toob kaasa muutusvajaduse ka teistes süsteemides.

Muutused ettevõtte ärikeskkonnas

IT arenduse käivitajaks võivad olla ka muutused ettevõtte ärikeskkonnas. (Avaliku sektori organisatsioonis vastavalt – muutused ühiskondlikus-poliitilises situatsioonis). Eesti kontekstis oli IT arendustööde väga oluliseks käivitajaks Eesti liitumine Euroopa Liiduga. Mitmed infosüsteemid tuli ühendada EL vastavate süsteemidega, teistes aga teha muudatusi, et täita EL nõudeid.

Siit nähtub ka ärikeskkonna stabiilsuse vajadus. Ärikeskkonna üheks osaks on tegevuse õigusalane raamistik. Kui seadusandlust, näiteks raamatupidamisele seatavaid nõudeid, pidevalt muudetakse, siis tekib sellest nii riigiasutustele kui ka ettevõtetele oluline koormus süsteemide pideva täiendamise vajaduse tõttu.

Muutuseks ärikeskkonnas on ka uue IT rakenduse kasutuselevõtmine konkurendi poolt. Aladel, kus uue tehnoloogia kasutusvõimalused ei ole kaugeltki mitte selged, annab just konkurentide käitumine sageli ettevõtte juhile signaali, et ettevõte peab algatama uut arendusprojekti.

Näiteks, üks Eesti avaliku sektori organisatsiooni loomise käivitajaks olid konkreetne kriisisituatsioon, mis tõstis selgelt esile vajaduse uue organisatsiooni järele.

Muutused tööprotsessides

Süsteemiarendust peaks põhimõtteliselt esile kutsuma ka muutused ettevõtte tööprotsessides. Kuid siin võib täheldada tööprotsesside ja IT süsteemide üha tihedamat seotust. Muutused ettevõtte tööprotsessides ja muutused infosüsteemides ei ole sageli enam ajas eraldatud, vaid toimuvad üheaegselt. Ei ole enam nii, et kõigepealt muudetakse töökorraldust ja seejärel hakatakse vaatama, kuidas IT süsteeme uue tööprotsessiga tuleks kohandada. Kuna praktiliselt ühtki tööd ei saa enam teha ilma IT kasutamiseta või toeta, siis on sageli seos hoopis vastupidine – muutused IT süsteemides on initsiaatoriks ehk käivitavaks teguriks arengutele ettevõtte töökorralduses ja vahel isegi strateegias.

Muud põhjused

Süsteemiarendust käivitavaks teguriks võib – mõnevõrra tinglikult – lugeda ka soodsa finantseerimisvõimaluse tekkimise. Riihimaa (2004) kirjeldab IT projekte, mis on sündinud soodsa finantseerimisvõimaluse ajel (riiklikud abiprogrammid, europrojektid jt.) Süsteemi tegemist alustatakse, kui selle jaoks õnnestunud mõnest rahastamisallikast toetust saada.

Siia kategooriasse võib liigitada ka eksperimentaalsed IT projektid, millega ettevõte katsetab uut tehnoloogiat või selle uut rakendusviisi. Sellise projekti käivitajaks ei ole mitte niivõrd vajadus leida kiire ja kindel lahendus akuutsetele probleemidele, vaid pigem uute ideede ja võimaluste kontrollimine. Ettevõte peab otsima uusi arenguvõimalusi; selle tõttu ei saa süsteemiarenduses jääda lootma ainult ilmsetest vajadustest tingitud projektidele.

Oluliste sündmuste äratundmine

Süsteemiarendust esilekutsuvaid sündmusi peaks tundma – ja ära tundma. Kahjuks on andmeid ka sellistest projektidest, kus tehtud töö ei realiseerunud, sest olulisi muutusi projekti ümbritsevas keskkonnas ei võetud arvesse.

Sündmused ja pikaajalised trendid

Võib-olla ei ole õige keskenduda sündmustele. Võib-olla on see kunstlik ja tähelepanu peaks pöörama ka pikaajaliselt toimivatele mõjuritele (drivers) ja trendidele? Sündmused ja pikaajalised muutusprotsessid on omavahel kindlasti seotud. Sügavam analüüs võiks seetõttu üritada mõista mõlemaid. Hõlmab ju IT arendustöö pikaajaliste projektide kõrval ka väiksemaid töid ja alati ka jooksvat tegevust (süsteemide käitlemist, haldamist ja hooldamist).

Oluliste sündmuste diagramm

Organisatsiooni kontekstis olulisi sündmusi võib ülevaatlikult esitada alljärgneva diagrammi abil. Võib valida olulised dimensioonid, näiteks keskkond, organisatsioon, strateegia, tööprotsessid, tehnoloogia ja IT süsteemid ning kaardistada igas dimensioonis olulisemad toimunud ja ette nähtavad sündmused. Järgmiseks sammuks võiks olla sündmuste vaheliste seoste uurimine. Sellega võib leida mõndagi üllatavat. Igal juhul võib loota, et üldpilt ettevõttest ja IT osast selles saab selgemaks.

Mõnest seonduvast teooriast

Sabherwal, Hirschheim ja Goles (2001) kasutavad ettevõtte IT keskkonna pikaajalise arengudünaamika lahtimõtestamiseks nn. punkteeritud tasakaalu mudelit. Viimane vaatleb arengut protsessina, milles vahelduvad pikaajalised, aeglased arengute (evolutsiooniline areng) ja lühiajalised, hüppelised arengud (revolutsiooniline areng). Nende analüüsid juhud näitavad hästi IT arengute põhjuslikku seost muutustega organisatsiooni strateegias ja keskkonnas.

Oracle Stream Development Method on Oracle Corp. välja töötatud arendusmeetod, mille kohaselt arendustöö toimub neljas paralleelses „voos” (stream) korraga: organisatsioon, protsessid, tehnoloogia, kultuur. Infotehnoloogilise muutuse saavutamiseks on vaja muutusi ettevõtte organisatsioonis, tööprotsessides ja organisatsiooni kultuuris.

Phaal et. al. (2003) kasutavad oluliste sündmuste diagrammiga mõneti samalaadset esitust ettevõtte tehnoloogilise keskkonna arengutrendide ja sellest tulenevate ettevõtte jaoks strateegiliste võimaluste kaardistamiseks („tehnoloogiline teekaart”).

Kirjandus

Cassidy A. (1998) A Practical Guide to Information Systems Strategic Planning. St. Lucie Press.

McFarlan, F., McKenney, J., Pyburn, P. (1983) The information archipelago—plotting a course. Harvard Business Review, 145-156.

Phaal, R. et al (2003) Starting-Up Roadmapping Fast. Research & Technology Management, 2, 52-58.

Riihimaa, J. (2004) Taxonomy of information and communication technology system innovations adopted by small and medium sized enterprizes. Ph.D. Diss. University of Tampere.

Sabherwal, R., Hirschheim, R., Goles, T. (2001) The Dynamics of Alignment: Insight from a Punctuated Equilibrium Model. Organization Science, 12, 2, 179-197.

Sauer, C., Willcocks, L. (2003) Establishing the Business of the Future: The Role of Organizational Architecture and Information Technologies. European Management Journal, 21, 4, 497-508.