Eduka tegutsemise printsiibid ja nende informaatiline toetus

Eduka tegutsemise PRINTSIIBID JA NENDE informaatiline toetus

Põhimõtete väljatöötamine rühmatöö vormis.

Infosüsteemide põhimõtete väljatöötamine. Rühmatöö tulemusi.

1. Äri- ja tööprotsesside uuendusideede vajadus IT peab toetama organisatsiooni äri- või muud tegevust. Kuidas seda saavutada? Tänapäeval on valdav “äripoole” ja “IT poole” suhte loogika:

- Äri- ja tööprotsesside struktuurist ja loogikast tulenevad teatud vaja­du­sed info järele (infovajadused) ja samuti teatud vajadused infotöötluse järele (funktsionaalsed vajadused).

- IT pool ei tohi piirduma olemasolevate äriprotsesside info- ja funkt­sio­naalsete vajaduste rahuldamisega, vaid peab ka äripoolele uute tehnoloogiatega võimalikuks saavaid innovatiivseid IT lahendusi ja vastavaid äriprotsesside uuendusideid välja pakkuma.

- IT süsteemid, realiseerides ja toetades ettevõtte äriprotsesse, annavad panuse ettevõtte konkurentsieelise loomisesse ja majanduslikku edukusse.

Kuidas saaks “IT pool” äriprotsesside uuendusi paremini avastada, olemata ärijuhtimise ekspert?

2. Tehnoloogiast lähtuv uuendusideede leidmine Võib lähtuda ilmunud või olemasolevast tehnoloogiast ja püüda leida tööprotsessides kohti, kus seda oleks võimalik ja kasulik kasutusele võtta.

Selge on see, et IT võimaldab protsesse kiiremaks teha. Protsessi kiirem täitmine võib – kuid ei tarvitse, nagu näitab ehk kõige ilmekamalt Piiran­gute teooria – anda majanduslikku kasu. Ilmne on ka protsesside automa­tiseerimisest (inimtöö asendamisest arvutitööga) saadav kasu, kuigi ka see sõltub asjaoludest.

Kuid samas on tehnoloogiast tulenevaid uuendussuundi, mille seos majandusliku kasuga on keerukam. Näiteks kommunikatsioonivõimaluste lisamine organisatsioonis ainult tehnoloogilisel tasandil ei kindlusta iseenesest veel majanduslikku efekti.

3. Tööprotsessi sisemisest loogikast lähtuvad uuendusideed Kas infotehnoloogiaga võimalikuks saavate tööprotsesside uuendusideede leidmiseks on võimalik kasutada mõnda tööprotsessi sisemisest arenduspotentsiaalist lähtuvat süstemaatilist meetodit, või peame leppime terve mõistusega kasutamisega?

4. Eduka tegutsemise printsiipidest lähtuv uuendusideede leidmine Inimtegevus on väga mitmelaadiline; siiski on võimalik leida terve rida küllalt laia kehtivusalaga põhimõtteid – eduka tegutsemise printsiipe – mille rakendamine üldjuhul on soovitav ning annab efekti. Tööprotsessi uuendusideede otsimise üheks teeks võikski olla nendest küllalt üldistest tegutsemisprintsiipidest lähtuv analüüs.

5. Näide: samm-sammulise täitmise printsiip Raske või keeruka ülesande kergemaks tegemiseks on lihtne heuristiline võte: jagada keerukas ülesanne osadeks ja tegelda iga osaga eraldi. Seda võime nimetada ka samm-sammulise täitmise meetodiks või ülesande dekompositsiooniks (samm-sammulise täitmise printsiip või dekompositsiooni printsiip).

Kui tööprotsessis otsustatakse kasutada dekompositsiooni põhimõtet, siis mida see toob kaasa infotehnoloogilise (informaatilise) toetuse jaoks? Lihtsaimal juhul jagatakse tööülesanne kaheks ning täidetakse kumbki osa eraldi. Tööprotsessi dekompositsioon võib aga tähendada ka seda, et protsess jagatakse sadadeks või tuhandeteks sammudeks (töö­ope­ratsioonideks). Ilmselt on siis vaja hakata arvet pidama osaülesannete ja nende staatuse (täidetud või mitte) üle.

Selle arvepidamise teostamiseks kasutatakse mitut liiki infosüsteeme, mis võivad olla väga keerukad: konfiguratsioonihalduse (configuration management) süsteemid tarkvaraarenduses, tööstuses, ehituses, projektijuhtimise tarkvara.

6. Printsiibi ja seaduse erinevus Printsiip ei ole seadus. Seadus, nt loodusseadus või õigusnorm kehtib oma valdkonnas alati, igasugustel tingimustel. Printsiip on kasulik põhimõte, mis kehtib mitmetel või paljudel, kuid mitte kõikidel juhtudel.

Vahetegemine printsiipide ja seaduste vahel on traditsiooniline militaaralal. Sõjategevuses üldkehtivaid “seadusi” on äärmiselt raske leida. Küll on räägitakse sõjategevuse printsiipidest. – “Sõjas seadused vaikivad” (Cicero); “Sõjas ja armastuses ei ole seadusi” (Ovidius). Seaduse ja printsiibi erinevusi käsitleb põhjalikult: Vasilyev, Y. V. (2005) Principles of Military Art. Military Thought, 14, 2, 136-143.

7. Eduka tegutsemise printsiipe on loomulikult kergem leida konkreetsete tegevuste jaoks. Inimesele on aga omane üldistamise püüe. Laia rakendusalaga “eduka tegutsemise teooriat” on väga raske kui mitte võimatu luua. Siiski on tehtud vähemalt mõned katsed selliseid teoo­ri­aid luua. Uuemal ajal on kõige edukam olnud Stephen Cowey bestseller 7 Habits of Highly Effective People, mis on küll suunatud üksikisikule, mitte organisatsioonile. Varasematest töödest on kõige mõjukam olnud poola filosoofi Tadeusz Kotarbinski Traktaat heast tööst (Traktat o dobrej robocie, Warszawa, 1955; Praxiology. An Introduction to the Science of Efficient Action, 1965.)

8. Loetelu eduka tegutsemise printsiipidest ja nendest tulenev protsesside informaatilise toe analüüsi võimalus Kotarbinski (http://en.wikipedia.org/wiki/Tadeusz_Kotarbi%C5%84ski) tööd aluseks võttes on võimalik loetleda üle 30 suhteliselt üldist eduka tegutsemise (Kotarbinski terminoloogias – “hea töö”) põhimõtet. Need on toodud alljärgnevas tabelis.

Kotarbinski käsitleb oma 1955. aastal kirjutatud raamatus küll masinate kasutamist tegevuse efektiivsemaks tegemise eesmärgil, kuid loomulikult veel mitte arvutustehnikat. Kiire analüüs näitab, et enamik nendest printsiipidest on ka tänapäeval laialt kasutusel ning printsiipide rakendamisel tekivad spetsiifilised infovajadused ja infotöötlusvajadused. Analüüs näitab ka seda, et paljud laialt kasutusel olevad infosüsteemide liigid on suunatud eduka tegutsemise printsiipide rakendamisest tingitud infovajaduste täitmi­seks.

9. Võimalikud järeldused õpetamise ja praktika jaoks “Edukat tegutsemist” praegu kusagil eraldi kursusena ei õpetata. Puu­dub vastav kirjandus. (Erandiks on Peeter Loretsi juba kahes trükis ilmunud “Süs­teem­käsitlus”, mis on üles ehitatud just printsiipide vormi kasutades ja sisuliselt käsitleb edukat tegutsemist, kuid kannab ebatäpset pealkirja). Kursused ja õppekirjandus käsitlevad eduka tegutsemise alamliike ja kitsamaid küsimusi. Näiteks, Gunnar Okk on kirjutanud samuti juba mitmes trükis ilmunud originaalse raamatu “Koosolekud”; eraldi kursused on pühendatud projektijuhtimisele jt tegevuse juhtimise aladele. Kotarbinski raamat näitab, et edukat tegutsemist tervikuna käsitledes kipuvad teooria ettekujutused kujunema truismideks (üldteada tõdedeks). Eduka tegutsemise stabiilne teooria ei ole võib-olla võimalik. Kuid küsimuse püstitus – millistest põhimõtetest lähtudes peaksime oma tegevuse üles ehitama? – on siiski niivõrd huvitav, et seda ei saa kõrvale heita, hoolimata püsiva teadmise omandamise raskustest.

Võib oletada, et eduka tegutsemise printsiipide mõiste ja sellest lähtuv analüüs omavad siiski välja­vaa­teid praktikas kasutamiseks.

Eduka tegutsemise printsiibid:

Samm-sammulise edenemise printsiip

Tegevuse planeerimise printsiip

Paindliku reageerimise printsiip

Meetodi järgi tegutsemise printsiip

Koostöö printsiip

Jõupingutuste koondamise printsiip

Tegevuste koordinatsiooni printsiip

Kogemusest õppimise printsiip

Töövahendite kasutamise printsiip

Ennetava tegevuse printsiip

Järjepidevuse printsiip

Varude loomise printsiip

Potentsiaalse tegevuse printsiip

Kaudse efekti printsiip

Ressursside säästliku kasutamise printsiip

Ettevalmistuse printsiip

Eetikanormide jälgimise printsiip

Võimaluste ärakasutamise printsiip

Tasakaalu printsiip

Vahendite varieerimise ja kooskasutamise printsiip

Proovimise printsiip

Eksperimenteerimise printsiip

Tööjaotuse printsiip

Lõpuleviimise printsiip

Realismiprintsiip

Tegevuse ratsionaalsuse printsiip

Energilise tegutsemise printsiip

Ettevaatuse printsiip

Loomingulisuse printsiip

Tulemuste usaldatavuse printsiip

Töö iseenesest kulgemise printsiip

Printsiip; alternatiivsed nimed, selgitus	Informaatilise toetuse peamised vajadused ja võimalused; näited
Samm-sammulise edenemise printsiip (dekompositsiooni, jaga-ja-valitse printsiip) Keerukas ülesanne jagatakse osadeks ja tegeldakse nendega ühekaupa. (Hästi tuntud tarkvaraarenduses).	Vaja on arvet pidada osaülesannete ja nende staatuse (täidetud või mitte) üle. Näited: konfiguratsioonihalduse (configuration management) süsteemid tarkvaraarenduses, tööstuses, ehituses; projektijuhtimise tarkvara.
Tegevuse planeerimise printsiip (plaanipärasuse printsiip) Enne tegevuse alustamist koostatakse plaan – tulevikku ettevaatav mudel.	Planeerimine nõuab enamasti erinevate spetsialistide koostööd – koos­töö korraldamise vajadus; plaan on infoprodukt, mille hoidmiseks on vaja teatavat infostruktuuri või -süsteemi. Näited: tootmise planeerimise süs­teemid, projektijuhtimise süs­tee­mid.
Paindliku reageerimise printsiip Tegevuse käigus jälgitakse olukor­da ja vastavalt olukorra muutu­mi­sele kohandatakse oma tegevus­käi­ku.	Olukorra jälgimise – info kogumise vajadus. Kommunikatsiooni kiirus, kui tegutseb meeskond mitte üksik­isik.
Meetodi järgi tegutsemise printsiip Tegevust tehakse võimalikult parima teadaoleva meetodi järgi.	Meetod (kui info) peab olema täitjatele teada või kättesaadav. Tegevuse meetodile vastavuse kontroll. Näited: Tegevuse meetodid on enamasti infosüsteemidesse sisse kodeeritud, selle tõttu sobib näiteks praktiliselt igasugune infosüsteem. Protseduuride halduse süsteemid (näiteks arvutisse pandud tööjuhendid).
Koostöö printsiip Üksi tegutsemise asemel tegutsetakse ühiselt, püüdes ära kasutada ühistegevuses võimalikku sünergia. Üksteise abistamise printsiip.	Kommunikatsiooni, juhtimise, koor­dinatsiooni võimaldamine mees­konnaliikmete vahel. Näide: koostöö-infosüsteemid (collaboration systems); mitmesu­gu­sed nõuande-, konsultantide ja men­torite tegevust toetavad info­süsteemid
Jõupingutuste koondamise printsiip Tegevuse fokusseerituse printsiip	Ressurssid võivad piiratud alasse koondamisel vajada spetsiaalset koordineerimist.
Tegevuste koordinatsiooni printsiip Ülesandeid ei võeta absoluutselt iseseisvatena, vaid neid püütakse täita optimaalses järjekorras, ühitada, kasutada ühe tegevuse jääkväljundeid teise tegevuse kasuliku sisendina, jne. Sama printsiibi aval­dub ka siis, kui ühe tegevusega püü­­takse saavutada mitut eesmär­ki.	Vaja on arvepidamist tegevuste üle, nende atribuutide osas, mis oma­vad koordinatsiooni suhtes täht­sust. Näide: tootmise planeerimise in­fo­süsteemid (majandustarkvara moo­­dulid, mis tegelevad tootmisprotsessi planeerimise ja juhtimi­se­ga).
Kogemusest õppimise printsiip	Vaja on süsteeme kogemusinfo kogumiseks, organiseerimiseks, tarbijateni viimiseks. Näited: teadmusjuhtimise süs­tee­mid (knowledge management), foorumid, intranetid.
Töövahendite kasutamise printsiip Tegevus on efektiivne, kui kasutatakse kohaseid töövahendid	Tööriistade, nende kasutamise, sei­sundi, hooldustegevuste kohta ar­ve­pidamine. Näited: Põhivarade inventari­süs­tee­mid (majandustarkvara moo­dul), ressursihaldussüsteemid, sead­­mete hooldustegevuste (hool­dus­raa­ma­tu­te) elektroonilised süs­teemid, sead­me­tepargi täieliku sei­sundijuhtimise süsteemid (total productive maintenance).
Ennetava tegevuse printsiip Harilikult on kergem ja odavam probleeme vältida kui tagajärgi likvideerida.	Ohtude jälgimise (info kogumise ja analüüsi vajadus). Näide: kuriteostatistika süsteemid, keskkonnamonitooringu süs­tee­mid.
Järjepidevuse printsiip Ehitatakse olemasolevale ja varem loodule, mitte ei “leiutata jalgratast”	Vajadus hoida ja teha kättesaadavaks infot varasemate lahenduste kohta. Näited: patendiinfosüsteemid, raa­ma­tukogud, ettevõtte siseste oskusteabe baaside loomise ja haldamise süsteemid.
Varude loomise printsiip	Varude üle arvepidamise süs­tee­mid. Näide: Sisseostuprotsesse (purchasing) ja laomajandust (inventory) toetavad infosüsteemid ettevõtetes; raamatupidamis- ja finantsjuhtimissüsteemid.
Potentsiaalse tegevuse printsiip Tegevuse võimaluse olemasolu säilitamine võib olla kasulikum kui tegevuse sooritamine (“ähvardus on mõjusam kui selle täide­vii­mi­ne”); alternatiivide lahtihoidmise printsiip.	Konfliktisituatsioonis peab ähvarduse mõju tagamiseks sellest vastast teavitama. Näited: Open sky (vastastikuse vabatahtliku jälgimise) süsteemid, infosõja süsteemid.
Kaudse efekti printsiip (kaudse tegevuse printsiip – principle of indirect action). Efekti saavutamine mitte otse, vaid mõjuahela kaudu.	Vajadus koguda infot mõjuahelate võimalikkuse kohta (kausaalsete suhete olemasolu uurimine).
Ressursside säästliku kasutamise printsiip Kokkuhoiu printsiip.	Vajadus teada ressursside tegelikke kulumäärasid – praktikas on see sageli äärmiselt raske ülesanne. Näited: management accounting infosüsteemid, ABC ressursiarvestusmeetodit realiseerivad info­süs­teemid.
Ettevalmistuse printsiip Tegevust mitte alustada ilma selleks vajalikke ettevalmistusi tegemata.
Eetikanormide jälgimise printsiip	Vajadus koguda ja säilitada eetikanormide rikkumise seisukohalt olulisi andmeid. Näited: Auditeerimisnõuete järgi kohandatud dokumendihalduse süs­teemid; kahjuks – ka mitmesu­gused jälgimissüsteemid.
Võimaluste ärakasutamise printsiip	Näited: Turu jälgimise info­süs­tee­mid, teadus- ja arendustegevuste toetuse infosüsteemid, äriluure (business intelligence) info­süs­tee­mid.
Tasakaalu printsiip Vanast Kreekast pärit üldine põhimõte.	Näited: tasakaalustatud tulemus­kaardi (balanced scorecard) info­süsteemid; finantsjuhtimise süs­tee­mid üldiselt.
Vahendite varieerimise ja kooskasutamise printsiip
Proovimise printsiip Proovitöö printsiip. Enne olulist tööd teha alati proov.
Eksperimenteerimise printsiip Püütakse teha asju uut moodi, võttes ka riske.	Eksperimenteerimine on ettevõttes uuenemise üks alus. Näited: Kvaliteedijuhtimise süs­tee­mid (nt. Taguchi meetod), tootearenduse süsteemid.
Tööjaotuse printsiip	Vajadus organiseerida ülesannete liigendamine, jagamine, koordinatsioon täitjate vahel, tööjaotus. Turu põhimõttel toimiva sootsiumi korral – turu toimimist tagavad infosüsteemid. Näited: partnerite otsimise ja lepingute sõlmimise süsteemid, elektroo­nilised börsid, vahendajate. maaklerite tegevust toetavad info­süsteemid.
Lõpuleviimise printsiip Pooleliolevat tegevust ei katkestata põhjuseta, vaid püütakse saavutada stabiilne seisund.
Realismiprintsiip Lähtutakse tegelikust olukorrast, faktidest, mitte ettekujutustest.
Tegevuse ratsionaalsuse printsiip Mõtlemis- ja otsustusprotsessid rajanevad loogikal, mitte soov­mõtle­misel.	Näide: Tehisintellektisüsteemid (artificial intelligence)
Energilise tegutsemise printsiip Initsiatiivi printsiip, vrdl. Jõupingutuste koondamise printsiip.
Ettevaatuse printsiip Realiseerub kas teadvustatud või teadvustamata, metoodilise või vabas vormis toimuva riskide arvestuse (riskijuhtimise) kaudu. Turvategevus.	Vaja on süsteemi riskide väljaselgitamiseks, hindamiseks, vastu­meet­me­te organiseerimiseks, jne. Näited: turvasüsteemid, riskijuhtimist toetavad infosüsteemid.
Loomingulisuse printsiip	Töötajate loomingulisus on oluline mitmetes majandusharudes (nt. tehniline leiutus- ja tootearendustegevus). Loova mõtlemise toetus põhineb harilikult organisatsioonis kasutusel oleval ettekujutusel loovtöö protsessist. Tarkvaratooteid on mitmesuguseid, nt. ideede genereerimist toetavad süsteemid.
Tulemuste usaldatavuse printsiip	Näited: kvaliteedijuhtimise info­süs­teemid, järelevalvetegevust, tõendus­tegevusi jm. toetavad info­süs­teemid.
Töö iseenesest kulgemise printsiip Töö on hästi korraldatud siis, kui töö “läheb iseenesest”.	See on üldistav printsiip. Töö kulgeb iseenesest siis, kui süsteemi kõik osad on omavahel kooskõlas. Infokäitluse poole pealt – infotöötlusprobleeme ei ole, kõik infotöötlusoperatsioonid on kiired, infotöötluse tehniline aspekt ei tõmba töö­ta­ja tähelepanu töölt kõrvale.

Poola filosoof Tadeusz Kotarbinski üritas ehitada hea töö tegemisi üldiste põhimõtete süsteemi (“Traktaat heast tööst” (Traktat o dobrej robocie), Warszawa, 1955, http://www.fmag.unict.it/~polphil/PolPhil/Kotar/Kotar.html). Täielikku süsteemi ei õnnestunud luua, kuid Kotarbinski raamatul on mõju tänapäevalgi (nt retsensioon).