Süsteemid väikeettevõttes
Mille poolest on infokäitlus väikeettevõttes eriline? Mis sellest järeldub (info)süsteemide tegemise tarvis? Kas on üldse mõtet rääkida infosüsteemide tegemisest väikeettevõttes eral­di, eriti kui väiksus ja suu­rus on suhteline? Mil­leks teha niigi ula­tus­likku ja keerukat küsimusteringi veelgi kee­ru­ka­maks? Kas ettevõtte suurus on IT süsteemide ja infokäitluse orga­ni­see­rimise sei­su­ko­halt üldse oluline tegur?

Priit Parmakson

Süsteem peab jääma võimalikult lihtsaks.
— Kristo Anton, Mansum OÜ


Süsteemid väikeettevõttes—see küsimus on vähe läbi töö­tatud. Ettevõtte juhti­mi­se erinevaid külgi vaa­da­tes võib öelda, et ega ettevõtte suuruse jär­gi eriti vahet ei tehta. Ei ole eral­di personalijuhtimise teooriat väike- ja suur­fir­ma­dele, eraldi raa­ma­tu­pi­da­mispõhimõtteid jne. Isegi mitte fi­nants­juh­ti­mist, kuigi erinevused on selles valdkonnas kindlasti olemas.
Süsteemid väikeettevõttes—levinud on ka arvamised, et väikeettevõte on harilikult üks omaniku jaoks töötav rahapump—varimajanduse alustala, kus omanik ei tee vahet isikliku ja firma rahakoti vahel ning lausa väldib au­sate süsteemide tegemist. Vahel ilmselt neid elemente ka esineb, see aga ei tähenda, et küsimus ei oma täht­sust. Iga ettevõte vajab teatud süsteeme.
Väikeettevõtte spetsiifika on kindlasti olemas, kasvõi juba selles, et suures firmas reeglina tä­napäeval on üks või isegi mitu infosüsteemi, väikeses firmas aga võib-olla räägitakse ainult üksikutest programmidest, mitte süsteemidest. Firmad võivad olla väga erinevad ning suu­rus ei ole va­hest see faktor, mis üht firmat teisest kõige roh­kem eristab. Üldisi sea­dus­pära­su­si, mis kõigi väikeettevõtete kohta käiksid, tuleb see­tõt­tu võtta ette­vaa­tu­se­ga. Ei ole erilist mõtet uurida, kas väikeettevõtted kesk­mi­selt on IT-ga pa­re­mini varustatud või mitte—sest nende seas on nii tipp­teh­noloogiaga tegelevaid kui ka IT-d minimaalselt kasutavaid. Teatud ül­dis­tusi võib siiski üri­ta­da teha. Mil­les siis võiks olla väikese ettevõtte info­lii­gu­tamine eri­pä­ra­ne ning kuidas see eripära mõjutab (info)süsteemide aren­damist?
1.
Väikeettevõtte üheks peamiseks konkurentsieeliseks on klientidega suht­le­mise osavus.
Väi­keettevõte on tihti edukas (suudab eksisteerida) suurel määral just selle tõt­tu, et omanik (või töötajate grupp tervikuna) on ande­kas, oskuslik klien­ti­dega suhtleja. Seda omadust võib nimetada kliendiläheduseks. Kli­endi­lä­he­dus tähendab esiteks paind­li­kkust kliendi vajadustele kohandumisel, tei­seks aga emotsionaalse sideme loomist kliendiga. Lähedus emot­sio­naal­ses mõt­tes, inimlikus dimensioonis. Inglise keeles öeldakse customer inti­macy ning viimasel ajal peetakse seda isegi strateegiliseks edu teguriks. Suu­rel ettevõttel on raske säilitada või taas­tada emotsionaalset lähedast kliendi­su­het, hoolimata mitmesugustest surrogaatidest ja kam­paa­niatest, sest suure ettevõtte sisemiste protsesside loogika töötab emot­sio­naalsele kli­en­di­suh­te­le risti vastupidises suunas. (Emotsionaalne lä­he­dus ei ole muidugi ab­so­luut. Võimalik on ka see, et kliendid ei soovigi in­di­vi­duaalset suhet, vaid ai­nult kiiret ja ladusat tee­nust.)
Süsteemide tegemisel kipub olema see negatiivne kõrvalnähtus, et paind­li­ku, vahetu, emotsionaalse kontakti osakaal väheneb. Ühest küljest või­de­tak­se võib-olla efektiivsuses (tihti ka kliendile ebamugavuse tekitamise hin­na­ga), kommunikatsiooni kvaliteet aga langeb. Väike­ette­võttes loodavad süs­tee­mid ja lahendused ei tohiks kahjustada otsest, efektiivset kliendiga suht­le­mist, mis tih­ti ongi ettevõtte kon­ku­rent­si­eeliseks.
2.
Väikeses ettevõttes on ettevõtte sisene kommunikatsioon vahetum ning vä­hem re­gu­leeritud.
Olukord, kus firmas saavad põhimõtteliselt kõik kõigiga otseselt ja praktiliselt kohe suhelda, on loomulikult meeldiv. Kas siis ongi va­ja­dust info liikumist kuidagi korraldada, infovahetusprotsesse for­ma­li­see­rida ja ohjestada? Näiteks, milleks on väikeses firmas va­ja intra­ne­ti suht­luskeskkonda, kui saadakse niikuinii piisavalt vahetult su­hel­da? Miks peaks väi­keses firmas üks­teisele kirjalikke memosid saat­ma? Miks peaks nõudma töötajalt teatud info kirjapanemist, teatud tegevuste dokumenteerimist, kui vajadusel saab ju alati selle inimese käest küsida? Miks peaksime väikeses seltskonnas koosolekut pro­to­kol­lima? Tuleb aru saada, et infosüsteemil on alati kahte liiki ees­mär­ke: esiteks, info liikumise võimaldamine; teiseks, hea prot­ses­si­prak­ti­ka kehtestamine. Vahetu, impulsiivne, suusõnaline suht­le­mi­ne ei ole tööprotsessi kvaliteedi seisukohalt alati piisav. Suures et­te­võt­tes ei dokumenteerita tööprotsessi mitte ainult selle pärast, et eri­ne­va­tel töötajatel ei ole võib-olla otsese suhtlemise võimalust. Kvali­tee­di saa­vu­tamiseks ja tagamiseks on enamasti vaja töö- või toot­mis­prot­sess va­jalikul määral "informatiseerida". See hõl­mab protsessi ana­lüüsi, ees­märkide seadmist, mõõtmisi, doku­men­teerimist, info­süs­teemi tu­ge, ohjestamist (tööjuhistega va­rus­ta­mist), koolitamist, jms. Väi­ke­ses fir­mas on tööprotsessid "pidevad", imp­ro­vi­sat­si­oo­ni­li­sed. See võib saa­da arengu piiranguks.
Info- ja töösüsteeme tuleb ettevõtte sees arendada ka siis, kui suht­le­mine tun­dub kõik infovahetuse vajadused ära katvat—töö­prot­ses­si­de aren­da­mise huvides.
3.
Süsteemide tegemist väikeettevõttes mõjutab oluliselt ettevõtte aren­gu­dünaamika.
Väikeettevõte võib olla tegelikult suur ettevõte, mis ei ole veel suureks saanud. Ettevõte võib ka olla stabiilselt väike. Üldiselt arvatakse, et väikeettevõtted on ebastabiilsemad, nende tegutsemine on heitlikum ning ellujäämisväljavaated esimestel aastatel mitte eriti kõrged. Kui fir­ma on kiire kasvu staadiumis, siis tähelepanu on loomulikult kas­vul. Kü­si­mus on alati, kas kasv jätkub ja millal kasv lõpeb? Väik­sem süsteem va­he­tatakse sageli välja suurema vastu. Süsteemide tegemine toimub enamasti teatud viitajaga. Kui kasv lakkab, siis võib tekkida vajaduse süsteeme redutseerida, lihtsustada. Kui seda ei suudeta te­ha, siis võib tekkida olukord, kus ettevõttel on liiga võimsad, turule mit­te­vastavad süsteemid.
4.
Süsteemide toimimise kvaliteedi hoidmine on väikeses firmas ras­kem.
Iga väikeettevõte tahaks välja paista kui suur. Kergeim tee selleks on elektroonilise fassaadi loomine. Tehnoloogiliselt on see võimalik, kuid fassaadist üksi pikemas perspektiivis ei piisa. Süsteemide ta­se­mel töös hoidmine võib aga nõuda ressursse. Kui klientidega suht­le­mi­se vorme avardatakse—võetakse kasutusele eri­ne­vad kanalid ja süs­tee­mid, siis kujuneb oluliseks probleemiks tee­nin­dus­ta­se­me kind­lus­ta­mi­ne. Suur ettevõte saab eraldada klien­di­tee­nin­dus­per­so­nali, kes vas­tab kõnedele ja e-kirjadele lühikese aja jooksult. Väi­ke­et­te­võttes võib tekkida raskusi pideva, ühtlase kvali­teeditaseme taga­misega kõi­gis loodud suhtluskanalites ja -süsteemides. Kui te­hak­se vee­bi­süs­teem, siis on vaja seda aja­ko­ha­se­na hoida. Kui tehakse e-müü­gi­süs­teem, siis on vaja inimest, kes pi­de­valt seda jälgib. Kui te­hak­se kli­en­di­leht või e-newsletter, siis on vaja sinna regulaarselt hea­ta­se­melist ma­terjali.
Suur süs­teem nõuab ka suuremaid ülalpidamiskulusid. Mida süs­teem vajab tööshoidmiseks? Ka väikesed ja lihtsad süsteemid on süs­tee­mid. Väike ette­võ­te peab tegema (ka) väi­ke­si süs­teeme. Väike et­te­võte saab—vastandina suurettevõttele—teha lihtsaid süsteeme.
Võib ka küsida, kas iga süsteemi on tingimata tarvis. Suures ette­võt­tes on süs­teemid ju sageli tin­gitud just ettevõtte suu­ru­sest.
5.
Infokäitluse olemus ja süsteemide arendus väikeses ettevõttes on mää­ra­tud omaniku (või juhi) isiksusega.
Sama kehtib ilmselt ka suures ettevõttes, kuid võib-olla mitte nii tera­valt. Väikeettevõttes, kus ITs ja süsteemiarenduses asjatundlikke ini­me­si on juba arvuliselt vähe, sõltub igast üksikust inimesest rohkem. Tei­seks on väikeettevõttes töövaldkondadele spetsialiseerumise või­ma­lu­sed piiratumad—üks inimene peab sageli kandma rohkem rolle, kui suure ettevõtte töötaja.
Väikeettevõtte juhi prob­leemiks on infotehnoloogiaga kursis ole­mi­ne. Ka selleks, et IT teenuseid sisse osta, peab omama suhteliselt suur kompetensust. Vajalik on teatud isiklik süs­teem IT-ga kursis ole­mi­seks (mõtelda, milliseid infoallikaid jälgida, ko­gu­da ja süs­te­ma­ti­see­ri­da infot) .
Väikeettevõtte omaniku otsene osalemine süsteemide tegemisel on praktiliselt vajalik. Mitte oma põhivaldkonnas liikumisel on tasakaalu leidmine aga alati raske. Ühelt poolt võib juht süveneda liiga palju teh­nilistesse küsimustesse—näiteks keskenduda obsessiivselt ühe või tei­se tehnilise võimaluse väljaarendamise firmas—kui seda tehnilist või­met ei suudeta täielikult tööle panna. Või süveneb ise teh­ni­lis­tes­se töö­desse, mida oleks otstarbekam lasta spetsialistil teha. Ei taipa info­süsteemi tugi­tege­vus­te, näiteks andmete kvaliteedi, klas­si­fi­kaa­to­ri­te (koo­dide), tööprotsessi korrastamise ja fik­see­ri­mine vajalikkust. Või üritab oma jõududega teha asju, mida ta ei suuda siiski kva­li­teet­selt ise te­ha.
Tunnetada oma piiranguid ja tugevaid külgi (milliste süsteemide ja süs­teemi aspektide tegemisel saab ise hakkama, milliste juures on va­ja abi kasutada, millised tuleb sisse osta).
Omaette nähtus, enamasti lootusetu juhtum, on süsteemikartlik oma­nik või juht, kes kardab süsteeme, väldib nende tegemist ühel või tei­sel põh­ju­sel (kartus kaotada kontrolli, manipulatiivne suhtlemisstiil). Süsteeme tehakse siis kas rohkem moepärast või ei jõuta ideedest üld­se kaugemale.
6.
Väikeses ettevõttes arendatakse süsteeme enamasti mitte range pro­jektiloogika järgi, vaid osa- ja sammukaupa (inkrementaalselt).
Arenduse tellimisele suuremast IT fir­mast eelistab väikeettevõte tava­li­selt odavamat ning paindlikumat üksikut süsteemiarendajat. Täht­ae­gade ületamine pole enamasti suureks probleemiks, sest fir­ma­pool­sed nõudmised ja soovid arenevad ning täpsustuvad aren­dus­töö käi­gus. Süsteeme tehakse selle tõttu suhteliselt pika aja jooksul, arendus kulgeb läbi mit­mete versioonide ja täienduste. Töid detailselt ette ei plaa­nita, projektlahendust üksikasjadeni lä­bi ei töötata, tehakse nii na­gu jõu­tak­se. Loomulikult on ka vastupidiseid näiteid.
Järk-järguline süsteemiarendamine on võimalik ja tihti ka ainu­mõist­lik (vähem raha korraga välja käia, väiksem otsustusrisk, meel­divam tulemus); kuid ka järk-järguline arendus võib olla pa­re­mi­ni ja halvemini juhitud ning kontrolli all.
7.
Väikeettevõtte jaoks on IT perspektiivne mitte ainult sisemise efek­tiivsuse vaid ka toodete ja teenuste infomahukuse tõst­mise va­hen­di­na.
Infotehnoloogiat võib kasutada: a) töö- ja äriprotsesside efektiivsuse tõst­miseks; b) toodete ja teenuste infomahukuse tõst­mi­seks. Mõnel juhul võib-olla ei olegi väikeettevõtte sisemine efektiivsus see koht, ku­hu infotehnoloogiat panustada, vaid rohkem peaks mõtlema hoo­pis IT rakendamisele too­te­aren­duses. Sisemiste tootmisprotsesside efektiivistamine on loomulikult väga tähtis, kuid kas see on väi­ke­et­te­võt­te jaoks konkurentsieelise saavutamise peamiseks teeks? Efek­tiiv­sus­eelis on on vähemalt teoreetiliselt suuremal ettevõttel—suu­rem toot­mismaht lubab saavutada suuremat tootlikkust (eco­no­my of scale). In­fotehnoloogilisi vahendeid kasutatakse too­de­te-tee­nus­te rek­laa­mi­mi­seks ja müümiseks, aga toodete-teenuste endi in­fo­si­sal­dus? Iga üksiku firma seisukord ja võimalused on muidugi eri­ne­vad.
Väike­et­te­võte võib olla muus väike, aga tootearenduses peab olema suur. Infot müüa ei ole kerge. Õi­ge vor­mi leidmine on raske—kuidas infot ja teadmisi saada, pa­ken­da­da, müüa. Ettevõte võib veebi jt teis­te kanalite kau­du pakkuda rohkem infot (kuidas toodet kasutada, kon­sultatsioonid, vii­dad seonduvale kasulikule infole jne), kuid selle eest kliendilt raha kas­seerimine võib olla problemaatiline.
Mõtelda, kas ettevõte turunišš on seotud infoga, kuidas toote või teenusega siduda infot, et seda vääristada, milliseid infopõhiseid li­sa­tooteid ja teenuseid arendada—ning milliseid infosüsteeme selleks vaja on.